Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списочная и среднесписочная численность работников: в чем отличие?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Подача сведений в статистические органы
Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.
В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.
На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.
Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.
Юридические лица должны предоставить отчет:
- за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
- за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
- за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
- за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.
К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.
В чем отличия от среднесписочной
Как мы ранее выяснили, численность работников списочного состава – это количество человек, заключивших с организацией трудовые отношения в форме трудового договора. Данная величина подсчитывается на каждый день в целых единицах и соответствует количеству человек, заявленных в табеле учета рабочего времени. Полученный показатель берется за основу вычисления среднесписочной численности, значимой величины для статистики и налогообложения. Ее расчет за месяц производится как вычисление среднего значения: значения СЧ за каждый календарный день суммируются, полученная сумма делится на число календарных дней. Аналогичным образом вычисляется квартальный коэффициент. Однако для получения корректных данных в ходе вычисления обеих величин необходимо учитывать ряд нюансов.
Списочная численность
Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.
Так как при таком расчете включаются показатели численности сотрудников по выходным и праздничным дням, возникает вопрос какое количество сотрудников учесть за выходной день, если например, в предшествующий выходному рабочий день показатель один, а в первый рабочий день после выходных – другой.
При расчете значение сотрудников в выходной день равно значению списочной численности за предшествующий выходному рабочий день.
Те сотрудники, которые состоят в списочном составе компании, но заключены с ним только ГПД должен учитываться в только в списочной численности и только один раз. Принимается при этом один сотрудник за 1 единицу.
В состав средней численности не включаются ИП, даже в том случае если они заключили с организацией ГПД. Также в состав средней численности не включают тех лиц несписочного состава, которые не заключали с компанией ГПД.
Что скрывается под понятием “средняя численность”?
Это своего рода отчетность, содержащая сведения обо всех работниках организации, подаваемая в органы государственной власти для прохождения процедуры налогообложения. Информацию о составе персонала своего предприятия должен подавать каждый работодатель, имеющий работников, и каждый индивидуальный предприниматель, даже если у него вообще нет наемных рабочих.
Данные о среднем количестве сотрудников на предприятии дают предпринимателю право на следующие налоговые послабления со стороны государства:
- возможность на практике применить упрощенную процедуру обложения предприятия налогами;
- возможность отдавать в органы государственной власти статистическую отчетность в заметно упрощенном виде;
- льготы по соответствующему НДС на налог на различное имущество и по налогообложению на земельные участки, находящиеся в собственности налогоплательщика;
- определенные налоговые послабления для небольших предприятий в соответствии с практикой обложения налогами организации малого и среднего предпринимательства.
Далее очень важно запомнить всем предпринимателям-налогоплательщикам то, что вся отчетность за прошедший календарный год должна подаваться в строго отведенные сроки. На практике это до 22 января нового наступившего года. После этого срока никакие формы отчетности приниматься уже не станут. Из-за пропущенных сроков организация потеряет возможность получить значительные послабления от государства.
Чтобы правильно рассчитать среднюю численность работников, необходимо провести комплексный анализ кадровой структуры предприятия. В применяемой практике проведения такого анализа число сотрудников отдельно взятого предприятия включает в себя следующие параметры:
- среднюю списочную численность всех работников;
- среднюю численность всех работников, осуществляющих трудовую деятельность, внешние совместители;
- средняя численность всех рабочих, осуществляющих свои действия на основе трудовых договоров.
Нюансы и особенности проведения вычислений
В расчет численности должны включатся все фактически занятые сотрудники, в том числе сезонные, работающие удаленно, временные и сотрудники на испытательном сроке.
Не учитываются при подсчете численности адвокаты, сотрудники, трудоустроенные на основаниях внешнего совместительства, а также те, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором.
Отдельно следует отметить те категории сотрудников, которые могут быть учтены либо не учтены, в зависимости от определенных факторов:
- Совместители – как уже говорилось, если это внешний совместитель, он не входит в отчетность, если совместительство внутреннее, то такой сотрудник учитывается один раз (как один человек), а не по количеству ставок или человеко-часов;
- Учредители – учитываются, если им начисляется заработная плата. Если учредитель ведет на предприятии какую-либо трудовую деятельность, но зарплата ему при этом не выплачивается (получение дивидендов не относится к данному пункту), то в списочную численность он не войдет;
- Командированные за границу – учитываются в зависимости от длительности командировки. Если она краткосрочная, такой сотрудник включается в общую численность, если командировка длительная – то нет;
- Проходящие обучение (в том числе, если они направлены от организации и получают от нее стипендию) – учет зависит от того, сохранена ли за сотрудником заработная плата. Если да, то даже если обучение происходит с отрывом от работы, такой сотрудник учитывается.
Если имеются сотрудники, работающие неполный рабочий день, они также должны учитываться при расчете среднесписочной численности.
При таком способе учета нужно подсчитать общее количество часов, отработанных за день всеми сотрудниками, работающими неполный день. Далее расчет производится в зависимости от продолжительности рабочего дня в организации и количества рабочих дней в неделе.
Если график работы стандартный – восьмичасовой рабочий день при пятидневной неделе, то общее количество человеко-часов за день делится на 8.
Таким образом достигается сопоставимость числа сотрудников, работающих неполный день.
Например, если в организации трудится 10 сотрудников со стандартным графиком и 4 человека работают по 6 часов в день, то путем приведенных выше расчетов получим:
- 4 * 6 = 24 человеко-часа в день
- 24/8 = 3
Таким образом все сотрудники, работающие неполный день соответствуют 3 сотрудникам, оформленным на полную ставку.
В таком случае списочная численность за один день составит 10 + 3 = 13 человек.
Если при расчете человеко-часов сумма сотрудников в пересчете на один день получилась дробной, в отчет указывается целое число, полученное в соответствии с правилами округления.
Расчет средней и среднесписочной численности работников
Организации и предпринимателю нужно знать среднюю численность своих работников для расчета налогов. Например, чтобы решить, имеет фирма право переходить на упрощенную систему налогообложения или нет. Чтобы воспользоваться регрессивной шкалой при расчете взносов в Пенсионный фонд, также нужно знать среднюю численность работников.
Фонд социального страхования требует указывать этот показатель при сдаче отчетности. Средняя численность работников рассчитывается за определенный период, например месяц, квартал, полугодие. Чтобы рассчитать среднюю численность работников, нужно знать: — среднесписочную численность работников; — среднюю численность внештатных совместителей; — среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Если у вас работают только штатные сотрудники по трудовым договорам, то вам достаточно определить их среднесписочную численность. В данном случае она совпадет со средней численностью работников.
Среднесписочная численность работников
Чтобы определить среднесписочную численность работников, сначала нужно рассчитать их списочную численность. Списочная численность работников рассчитывается на определенную дату. Например, на первое или последнее число месяца.
В списочную численность работников за каждый календарный день включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Обратите внимание: в списочной численности работников учитываются не только работники, которые вышли на работу, но и отсутствующие работники. Например, работники, которые взяли больничный, уехали в служебную командировку, ушли в отпуск.
— подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении.
Пример 30 марта 2005 года в организации числились 15 человек. Из них 9 человек работают по трудовому договору, 6 человек — по договору гражданско-правового характера. Из 9 сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, двое приняты по совместительству из других организаций. Рассчитаем списочную численность работников на 30 марта 2004 года.
Для этого из общего количества сотрудников нужно вычесть тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера, и тех, кто принят по совместительству. Таким образом, на 30 марта 2004 года списочная численность сотрудников организации составляет 7 человек (15 — 6 — 2). Среднесписочная численность работников рассчитывается за определенный период. Она вычисляется так: складывается списочная численность работников за каждый день месяца (включая праздничные, рабочие и выходные дни) и полученная сумма делится на число календарных дней периода. Не все работники, которые входят в списочную численность, учитываются при расчете среднесписочной численности.
— сотрудники, обучающиеся или поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.
Пример Списочная численность работников организации составила: — за каждый календарный день с 1 по 15 апреля — 305 человек; — с 16 по 30 апреля — 290 человек. В апреле пять женщин находились в отпуске по беременности и родам. Согласно трудовым договорам в апреле все сотрудники организации были приняты на полный рабочий день. Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за апрель, из списочной численности нужно исключить женщин, находившихся в декретном отпуске.
Таким образом, сумма численности работников списочного состава за все дни апреля составит: 15 дн. 305 чел. 5 чел.290 чел. 5 чел. 15 дн. 8775 чел. Среднесписочная численность работников за апрель будет равна: 8775 чел. 30 дн. 292,5 чел. Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность работников за апрель — 293 человека.
Чтобы определить среднесписочную численность работников за квартал, нужно сложить среднесписочную численность за каждый месяц квартала и разделить эту сумму на 3. Аналогичным образом определяется среднесписочная численность работников за любой период с начала года (полугодие, 9 месяцев и т.д.) и за весь год.
Пример За каждый месяц 2004 года среднесписочная численность работников равнялась: — в январе — 320 чел. 325 чел. 320 чел. 290 чел. 290 чел; — в июне — 305 чел. 310 чел. 310 чел. 310 чел. 315 чел. 315 чел. 315 чел. Среднесписочная численность работников за 2004 год составит: (320 чел. 325 чел. 320 чел.
Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность сотрудников за 2004 год — 310 человек. Расчет среднесписочной численности при неполном рабочем дне. Сотрудники, которые в соответствии с трудовым договором работают неполное рабочее время, включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени.
Сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов делится на продолжительность полного рабочего дня и умножается на количество отработанных дней.
Затем определяется средняя численность неполностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Пример Согласно письменным заявлениям в сентябре 2004 года два сотрудника организации работают по 4 часа в день. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели. Нормальная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. Следовательно, при расчете среднесписочной численности эти сотрудники учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 чел. 8 ч). В сентябре 2004 года первый сотрудник отработал 22 дня, а второй 16 дней. У первого сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь равно 11 (22 чел. 0,5 чел. У второго сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь будет равно 8 (16 чел.0,5).
Какие сотрудники включаются в список
Следующие категории трудящихся включаются в список с даты вступления в силу трудового договора (если трудового соглашения нет, в списках такие подчиненные не числятся):
- лица, находящиеся под следствием в ожидании решения суда;
- работники, фактически явившиеся на рабочее место;
- иностранцы, трудоустроенные в российской фирме;
- сотрудники, пребывающие в служебной поездке (если командировка проходит за границей, включение в список командированного работника зависит от длительности поездки — если поездка краткосрочная, сотрудник включается в список, если долгосрочная — нет);
- работники, достигшие пенсионного возраста;
- сотрудники, не вышедшие на работу по причине оформления листка нетрудоспособности;
- лица, исполняющие государственные и общественные функции;
- сотрудницы, оформившие отпуск по беременности и родам;
- работники, трудоустроенные на полставки, но принятые в качестве целой единицы;
- вахтовики;
- дистанционные сотрудники;
- сотрудники, привлеченные к сельскохозяйственным работам, за которыми сохранен средний заработок;
- работники на испытательном сроке;
- учащиеся ПТУ, находящиеся на учете предприятия;
- временные работники, взятые на фирму до момента возвращения штатного сотрудника на работу;
- сотрудники, пребывающие в отпусках.
Для чего необходим учет явочной численности
В статистической отчетности чаще используются показатели списочной численности работников, но фактическое количество сотрудников в соответствии с числом рабочих мест определить по явочной численности. Обычно явочный состав меньше списочного, так как часть персонала находится в отпуске или на больничном. С другой стороны, в списочный состав не входят лица, работающие по совместительству или договорам на разовое выполнение работ, тогда как в определении явочной численности они учитываются.
Число лиц, явившихся на работу, можно определять по табелю учета рабочего времени. Все отсутствующие лица отмечаются специальными буквенными обозначениями, например, «б» – больничный, «к» – командировка, «о» – отпуск. На временных сотрудников составляются отдельные табеля, по которым также производится учет их явочной численности и отработанного времени.
Данный показатель необходим для:
Явочная численность
- учета рабочего времени, который по факту приходится на каждого сотрудника
- подсчета общего количества отработанных часов в течение определенного времени (дня, месяца)
- расчета заработной платы по каждому сотруднику, подразделению или выполненному виду работ
- контроля соблюдения рабочего режима
- определения потерь рабочего времени по различным причинам
- составления отчетов по труду для органов статистики
Экономисты используют показатели явочной численности при расчетах:
- эффективности использования кадров
- вычисления и обоснования фонда оплаты труда
Сравнение показателя явочной и списочной численности позволяет корректировать методы кадровой работы с целью минимизации потерь рабочего времени и экономии расходов на оплату труда.
МЕТОДЫ РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПЕРСОНАЛА
Производственный персонал — рабочие, непосредственно участвующие в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, оказанием услуг. Производственный персонал подразделяют на две категории:
- основной (производство продукции предприятия);
- вспомогательный (обслуживание основного производственного процесса).
Методы расчета численности рабочих зависят от выполняемых ими нормируемых или ненормированных работ. Расчет численности рабочих выполняют по участкам, цехам, затем — по предприятию в целом. При этом сопоставляют объем подлежащих выполнению работ в нормо-часах с годовым фондом рабочего времени одного рабочего.
Различают следующие фонды рабочего времени:
- календарный (учитывает полное число календарных дней в году);
- номинальный (определяет число возможных рабочих дней в году, равен календарному фонду за исключением нерабочих дней);
- действительный (отличается от номинального изъятием из него неиспользуемого времени (отпуска, болезни, выполнение государственных обязанностей и т. д.)).
Для расчета числа основных рабочих применяют два дополняющих друг друга метода:
- по нормам трудоемкости;
- по нормам обслуживания оборудования.
Как производится подсчет?
Чтобы провести подсчет, необходимо воспользоваться алгоритмом, который дает возможность осуществить определение точного количества работников, осуществляющих трудовую деятельность на предприятии. В целом методика подсчета ничем особым не отличается от того, как происходит расчет среднесписочной или среднегодовой численности.
Списочная численность персонала в первую очередь рассчитывается по каждому рабочему месяцу в одном календарном году. То есть необходимо сначала посчитать количество всех сотрудников, связанных трудовыми отношениями с организацией, за каждый отдельный месяц и даже за каждую календарную неделю и день.
Это необходимо, поскольку за 1 год кадровый состав предприятия претерпевает некоторые изменения: число работников может либо увеличиваться, либо сокращаться. По этой причине и нужен детальный расчет.
Среднесписочная численность
Само название показателя говорит нам о том, что среднесписочная численность — это средняя списочная численность работников за какой-то период времени. Как правило, за месяц, квартал и год. Квартальный и годовой расчет будет опираться на месячный. Далее мы на примерах покажем все расчеты. Но прежде обращаем ваше внимание на важный момент. В среднесписочную численность включают не всех работников из списочного состава (п. 89 Постановления). В нее не войдут:
- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
- лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родительного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
- работники, поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.
Справка. Рассчитать списочную и среднесписочную численности помогут следующие документы:
- Приказ о приеме на работу (форма N Т-1),
- Приказ о переводе работников на другую работу (форма N Т-5),
- Приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6),
- Приказ о расторжении трудового договора (форма N Т-8),
- Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9),
- Личная карточка работника (форма N Т-2),
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),
- Табель учета рабочего времени (форма N Т-13),
- Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).
Четыре нюанса при расчете среднесписочной численности работников
Нюанс 1. Если организация неполный месяц осуществляла предпринимательскую деятельность, то рассчитывать среднесписочную численность работников за этот период она должна следующим образом. Сумму работников списочного состава за все дни работы нужно поделить (как ни странно) на общее количество календарных дней в месяце (п. 90.8 Постановления). Подобная ситуация может возникнуть у вновь образованной фирмы (не с начала месяца) или у организации с сезонным характером работы. Если такой организации требуется рассчитать показатель за квартал или за год, то независимо от продолжительности работы в периоде необходимо складывать среднесписочную численность за месяцы работы и делить на полное количество месяцев в периоде. Например, если фирма, образованная в ноябре 2007 г., хочет рассчитать показатель за весь 2007 г., то она должна сложить среднесписочную численность работников за ноябрь и декабрь и полученное значение разделить на 12.
Пример 2. Вновь образованное ООО «Любава» начало осуществлять деятельность с 25 октября 2007 г. На эту дату списочная численность работников составляла 4 человека. 30 октября еще с тремя людьми были заключены трудовые договора. До конца 2007 г. никакого движения кадров не происходило.
График работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя.
Рассчитаем среднесписочную численность работников компании за 2007 г.
1. Списочный состав работников за октябрь приведен в таблице 2:
Списочная численность работников ООО «Любава» в октябре 2007 года
|
Число месяца |
Списочная численность, |
В том числе включаются в |
|
25 октября |
4 |
4 |
|
26 октября |
4 |
4 |
|
27 октября |
4 |
4 |
|
28 октября |
4 |
4 |
|
29 октября |
4 |
4 |
|
30 октября |
7 |
7 |
|
31 октября |
7 |
7 |
|
Итого |
34 |
34 |
Группы работников, не включаемые в расчет списочного состава
Трудящиеся, не включенные в ССР, формируют несписочный состав работников (НСР). Это перечень нанятых лиц, не отражаемых в статформах.
Действующие нормы определяют, что специалист может включаться либо в одну, либо в другую категорию, но не в обе сразу.
Не включаются в списочный состав работники:
- единоразово нанятые на работу по соглашению ГПХ;
- трудоустроенные в качестве внешних совместителей;
Внутренние совместители, оформленные на две должности внутри хозсубъекта, включаются в ССР.
- делегированные в другую компанию без сохранения зарплаты;
- делегированные компанией для получения образования с отрывом от работы;
Исключаются из ССР, но не формируют НСР уволившиеся в положенный по закону срок, до его истечения или в одностороннем порядке, без извещения администрации.
На каждом предприятии, учреждении или организации ведется учет работающих по разным критериям. Существуют общепринятые показатели численности:
- общая
- списочная
- среднесписочная
- явочная
Несмотря на то, что в каждом случае речь идет об одном и том же предприятии, различные показатели могут существенно отличаться.
В общую численность включаются сотрудники, работающие на постоянной, временной и иной основе. Здесь же учитываются совместители.
Численность работников
Списочная численность включает количество постоянных и временных сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием.
Явочная численность – наиболее показательная характеристика, которая учитывает число лиц, фактически приступивших к работе. В отличие от списочного состава здесь не учитываются сотрудники, по каким-либо причинам отсутствующие на рабочем месте. Исключаются лица, находящиеся:
- в отпуске, в том числе декретном, учебном, очередном и так далее
- на больничном
- в командировке
- на выполнении обязанностей государственного значения
- в прогулах
Кроме фактического показателя используется нормативная явочная численность, которая показывает необходимость в обязательном количестве персонала на объектах, где предусмотрен непрерывный цикл работы.
Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютереАлексей Гладкий, 2012
Настройка базы данных
После настройки параметров программы необходимо настроить ее базу данных. Как мы уже отмечали ранее, в программе «Сотрудники предприятия» вы можете вести кадровый учет сразу по нескольким организациям, при этом каждой организации будет соответствовать своя база данных. Следовательно, прежде чем приступить к работе, вам необходимо завести хотя бы одну базу данных. О том, как выполняется настройка баз данных, мы расскажем в данном разделе.
Для перехода в режим настройки базы данных и выбора организации для работы используйте в главном меню пункт Выбор организации или команду Сервис ▶ Настройка организации, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+B. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.3.