Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда требуется копия трудовой книжки?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Требования к ксерокопии
Заверять ее можно как в нотариальной конторе, так и на своей работе в отделе кадров. Чаще предоставляется документ работодателем. Заверенная копия выдается сотруднику бухгалтером компании, где он трудится, после подачи письменного заявления. Через 3 рабочих дня документ должен быть готов (ст. 62 ТК РФ). Если требуется не вся книжка, а какая-то определенная страница, то можно распечатать и заверить именно ее. Печать должна быть четкой, чтобы каждое слово легко читалось. Страницы помечаются подписью «копия верна», на них проставляется печать предприятия. Странички нумеруются, но это необязательная процедура. Ответственное лицо рядом с отметкой о том, что копии можно верить, ставит свою личную подпись и расшифровывает ее. В обязательном порядке нужно еще указать дату, когда такая бумага создавалась.
Это интересно: Восстановление водительских прав при утере 2021
Для оформления каких документов нужен оригинал трудовой книжки
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:
- Периоды работы в различных организациях.
- Причины увольнения.
- Должности, на которых работал владелец документа.
Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут. Зачем нужна копия трудовой книжки:
- Для оформления кредита или ипотеки.
Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.
Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.
Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.
Суд признал штраф неправомерным, указав на следующее. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства от 16.04.03 № 225. Пунктами 40, 41 Правил предусмотрено, что с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При увольнении работник получает на руки трудовую книжку (если она ведется на бумажном носителе), расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Таким образом, законодательство не требует от работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Фонд не привел ссылок на какие-либо нормативные акты, устанавливающие для работодателя (страхователя) такую обязанность.
На этом основании суд признал решение фонда о штрафе незаконным.
Заверяются все листы трудовой книжки
Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
- Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
- Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).
- Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.
Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант. Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.
Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой. По какому назначению Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.
Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.
Нужно ли делать копии пустых страниц трудовой книжки
Директор организации должен рассмотреть поданное заявление, проставить на нем резолюцию, заверить печатью организации и подписать в случае согласия.
- Руководителем компании издается приказ о выдаче дубликата.
- На титульном листе трудовой книжки пишется слово «дубликат», далее указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, а также место и дата рождения, образование (среднее, среднее специальное, профессиональное или высшее). Здесь же должен быть указан суммарный стаж работника до поступления на текущее место работы.
- По порядку, согласно датам приема и увольнения, вписываются сведения о предыдущих местах работы (наименование организации, дата приема и увольнения, номер и дата документа, подтверждающего работу специалиста в той или иной компании).
Копия трудовой книжки для чего может понадобится?
Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени. П. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы.
Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.
Новые правила получения копии
Как заверить копию трудовой книжки, знает далеко не каждый сотрудник. Проще обстоят дела, если процедуру проводит нотариус, а вот отдел кадров может допустить ошибку. В первую очередь надо лично обратиться к специалисту и озвучить необходимость получения бумаги. Иногда заявление оформляется письменно, так как в компании работает большое количество человек и требуется указать причину. В ней обязательно пишется число листов в документе и их номера. Выдается готовый результат по истечению 3-х дней. Основные нюансы оформления:
- Копия делается в настоящем размере, без масштабирования или других изменений первоначального формата.
- Не стоит делать цветные сканы, так как картинка всегда меняет размер, что может стать причиной сомнений в предоставленных сведениях.
- На бумаге указываются реквизиты компании, печать, инициалы и подпись уполномоченного лица.
- Если сотрудник не уволен, делается запись «Работает в компании на момент оформления записи», дополнительно указывается должность.
- Число на момент подписания и номер в книге учета.
Если сотрудник работает по настоящее время, как правильно заверить трудовую книжку надо знать в первую очередь ему самому. Так как по обновленным нормативам на бумаге делается отметка о месте нахождения оригинала, а об этом знают далеко не все специалисты. Ее отсутствие делает выданный документ недействительным.
Заверять копии имеет право далеко не каждый сотрудник. Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, то подписи ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия, в остальных случаях управляющий отдела.
Я советую всем людям, которые официально трудоустроены:
- Храните дома заверенную копию документа. При этом надо запрашивать ее каждый раз, когда вам вносится новая запись в книжку. Таким образом, вы в любой момент сможете проверить правильность ее заполнения. А также в случае ее порчи или утери у вас будет подтверждающий документ о том, что в книжке были такие записи. Тогда вы сможете очень быстро восстановить свою книжку, получив ее дубликат, куда будут внесены все те же записи, которые указаны в заверенной копии.
- При получении копии на руки обязательно проверяйте правильность ее заполнения. Особенно обращайте внимание на частые ошибки, которые допускаются при оформлении подобных копий.
Все должностные лица обязаны знать, как правильно оформлять подобные документы, поэтому они обязаны интересоваться всеми нововведениями в трудовом законодательстве.
Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего
Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки:
- Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы.
- ФМС – для получения или замены загранпаспорта.
- Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство.
- Банки: при оформлении кредита или ипотеки.
Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее:
- Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии.
- Предоставить заявление ответственному лицу.
- Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче.
Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства. Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т.д.), то ксерокопия считается недействительной.
Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные:
- «Копия верна».
- Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность.
- Дата заверения.
- Подпись заверяющего.
После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего. Все это подтверждается печатью организации.
Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т.е проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным.
Особенности заверения копии трудовой книжки важны не только для работников отделов кадров, но и для каждого трудоустроенного гражданина, ведь в случае, если заверитель допустит ошибку, можно будет быстро все исправить: это сэкономит время и нервы.
Правила заверения копии
Когда трудящемуся надобно документ, удостоверяющий рабочую деятельность, то он может сделать запрос к начальству с просьбой заверить дубликат, поскольку подлинник на руки не может выдаваться.
Что нужно учитывать:
- Сотрудник должен подать запрос директору в виде заявления о предоставлении ему дубликата ТК.
- Выдача должна производится не позже 3-х рабочих дней.
- Уполномоченное лицо должно сделать ксерокопии всех страничек, не исключая титульную на отдельном листке А4.
- Все страницы непременно нумеруются.
Данные, что должны быть:
- на всех скопированных страницах прописывается слово «верно», поставленное рабочим;
- фирменная печать компании, где трудится работник;
- ФИО и занимаемая должность лица, что вправе оформлять бумаги;
- на последней страничке непременно отмечается — «работает по настоящей время в должности»;
- дата удостоверения и подпись с полной ее расшифровкой.
В случае, когда подчиненный трудится на маленьком предприятии или у ИП, то копия трудовой книжки, заверенная работодателем может быть запрошена устно.
Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года
В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2020. Но приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2020 года.
Согласно ГОСТу, правила заверения будут зависеть от того, для какой цели человеку нужна копия трудовой книжки.
Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:
Для сторонней организации
- на документе ставится отметка “Верно”;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 1 июля 2020 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.