Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности расчета суточных в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Документ-основание |
|---|---|---|---|
|
Выплачен аванс на затраты по командированию |
0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее) |
0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы |
|
|
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных |
0 401 20 212 0 109 ХХ 212 |
0 208 12 660 |
Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:
Иная подтверждающая документация. |
|
Отражены иные затраты на командировку |
0 401 20 226 0 109 ХХ 226 |
0 208 26 660 |
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
В каких случаях возникает необходимость
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
В современных условиях практически ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в рабочие поездки.
4 основных вида и причины направления в командировки:
- решение производственных задач по России или за рубежом,
- поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы,
- посещение сотрудником подразделения головного офиса организации,
- обязательное обучение за пределами населенного пункта для подтверждения квалификации (например, врачи медицинских учреждений обязаны проходить обучение и подтверждать свой сертификат каждые пять лет).
В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить сотруднику понесенные расходы.
Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные. Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2021 году бюджетникам происходит по тем же правилам.
Для того чтобы произвести выплату, издается приказ о направлении в командировку, в котором может также содержаться распоряжение о начислении сотруднику аванса на поездку. Вернувшись, сотрудник должен будет отчитаться о потраченных деньгах: представить в бухгалтерию авансовый отчет.
Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.
Нормы возмещения командировочных расходов
| c 01.01.2008 г.
Оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке на территории РФ) (Лимит в размере 700 рублей установлен только для исчисления НДФЛ. |
700 руб. (2 500 руб. |
|
c 01.01.2002 г. Оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке на территории РФ) |
100 руб. |
|
Расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 г. N 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» |
12 руб. в сутки |
|
Оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 г. N 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» |
но не более 550 руб. в сутки |
Наем жилого помещения
Согласно п. 18 Порядка расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:
- гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», — не более стоимости двухкомнатного номера;
- остальным гражданским служащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
А как быть, если в документе из гостиницы прописано — однокомнатный двухместный номер?
В Приложении Е «Требования к средствам размещения и к номерам различных категорий» Постановления Госстандарта России от 26 сентября 2001 г. N 82 «О создании и государственной регистрации Системы добровольной сертификации услуг гостиниц и других средств размещения на категорию…» (далее — Постановление N 82) определено, что:
- однокомнатный одноместный номер — номер в средстве размещения, состоящий из одной жилой комнаты с одной кроватью, рассчитанный на проживание одного человека (при наличии двуспальной кровати возможно проживание супружеской пары);
- однокомнатный двухместный номер — номер в средстве размещения, состоящий из одной жилой комнаты с двумя кроватями, рассчитанный на проживание одного-двух человек.
Таким образом, если в оправдательном документе, выданном гостиницей указано:
- предоставление из номерного фонда однокомнатного одноместного номера (с возможным расселением супружеской пары в количестве 2 человек) — двухместный номер «дабл», то, по мнению автора, расходы на размещение 1 человека в данном номере подлежат возмещению при предоставлении командированным гражданским служащим необходимых документов;
- предоставление из номерного фонда однокомнатного двухместного номера — двухместный номер «твин» с оплатой за проживание 1 человека, то возмещение расходов должно осуществляться по решению представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица, но не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
Обратите внимание, что согласно ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» оправдательные документы, предоставленные гостиницей, должны быть составлены с использованием терминов и определений, установленных в нормативных актах. В данном случае это:
- Закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
- Закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»;
- Национальный Стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51185-2008 «Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования»;
- Постановление N 82.
Расходы по найму жилого помещения при направлении гражданских служащих в служебные командировки на территории иностранных государств возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств определяются согласно Приказу Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н.
Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?
Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.
Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.
Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.
Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.
Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.
Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.
Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.
Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.
Пример:
Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня. Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей.