Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Учёт рабочего времени в Т-12
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Обозначения и коды в таблице
При заполнении табеля по форме № Т-12 или № Т-13 используются 36 сокращений, которые отражают самые различные ситуации – от обычной работы до ее приостановки из-за невыплаты сотрудникам заработной платы. От указанных в таблице кодов зависит размер суммы, которую персонал получит по итогам учетного периода, поэтому к ее заполнению нужно отнестись со всей ответственностью.
Все стандартные сокращения, которые могут быть использованы в табеле, представлены в следующей таблице:
| Код | Расшифровка | |
| буквенный | цифровой | |
| 01 | Я | Длительность рабочей смены в дневное время |
| 02 | Н | Длительность рабочей смены в ночное время |
| 03 | РВ | Длительность работы в выходные / нерабочие / праздничные дни |
| 04 | С | Длительность сверхурочной работы |
| 05 | ВМ | Длительность работы вахтовым методом |
| 06 | К | Время служебной командировки |
| 07 | ПК | Период повышения квалификации с отрывом от труда |
| 08 | ПМ | Период повышения квалификация с отрывом от работы в другой местности |
| 09 | ОТ | Оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется сотруднику |
| 10 | ОД | Дополнительный оплачиваемый отпуск, который может ежегодно предоставляться сотруднику |
| 11 | У | Дополнительный отпуск, который дается сотруднику в связи с обучением, причем предполагает сохранение среднего заработка, поскольку работник совмещает работу и учебу |
| 12 | УВ | Сокращенная продолжительность рабочей смены для обучающихся без отрыва от производства с частичным урезанием зарплаты |
| 13 | УД | Дополнительный отпуск по обучению без сохранения зарплаты |
| 14 | Р | Отпуск в связи с беременностью / родами / усыновлением грудного ребенка |
| 15 | ОЖ | Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста |
| 16 | ДО | Отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется работнику с одобрения начальника |
| 17 | ОЗ | Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 18 | ДБ | Дополнительный отпуск, который предоставляется работнику без сохранения зарплаты |
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
| 20 | Т | Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 21 | ЛЧ | Сокращенная длительность рабочего дня в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 22 | ПВ | Период вынужденного прогула из-за увольнения / перевода на другую работу/ отстранения с восстановлением на прежнем месте работы |
| 23 | Г | Отгулы из-за исполнения государственных / общественных обязанностей согласно законодательству |
| 24 | ПР | Прогулы – отсутствие на работе без уважительной причины |
| 25 | НС | Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 26 | В | Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие дни из-за праздников |
| 27 | ОВ | Дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты (оплачиваемые) |
| 28 | НВ | Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты (неоплачиваемые) |
| 29 | ЗБ | Забастовка, которая проводится в порядке, установленном законом |
| 30 | НН | Неявки на работу по неизвестным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| 31 | РП | Период простоя из-за работодателя |
| 32 | НП | Период простоя по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от работников |
| 33 | ВП | Период простоя из-за работника |
| 34 | НО | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) согласно законодательству |
| 35 | НБ | Отстранение от работы по причинам, предусмотренным законом, без сохранения зарплаты |
| 36 | НЗ | Приостановка работы из-за задержек выплаты зарплаты |
Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 категории сотрудников, которым это нужно и 3 варианта бланка
Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.
Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика.
Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:
-
бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.)
Но не всегда все так радужно!
Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает.
Такова жизнь!
- кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора);
-
«продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений.
Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный?
Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Обозначения в табеле (расшифровка)
По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2022 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.
Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году
| Условные обозначения | Буквенный код | Цифровой код |
| Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | ||
| Продолжительность работы | ||
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
| Командировка | ||
| Служебная командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации | ||
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
| Отпуск | ||
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
| Нетрудоспособность | ||
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
| Прогулы, неявки | ||
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
| Выходные дни | ||
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
| Забастовка | ||
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
| Простой | ||
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
| Отстранение от работы | ||
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
| Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно | ||
| Время прохождения медико-социальной экспертизы | ЭК | 37 |
| Время диспансерного обследования беременных сотрудниц | ДИ | 38 |
| Время дополнительных перерывов для кормления ребенка | КР | 39 |
Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.
Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.
Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:
- Название фирмы полностью.
- Код организации исходя из справочника ОКПО.
- Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
- Порядковый номер табеля.
- Дата документа.
- Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).
Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.
Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).
Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.
Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).
Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:
- «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
- «К» — служебная командировка работника.
- «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
- «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
- «Б» — больничный сотрудника.
- «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
- «Р» — отпуск по беременности и родам.
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
- «НН» — неявка без причины.
Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.
Внешний вид документа и описание полей
Таблица составляется и ведется уполномоченным лицом. Подписывается готовый документ руководителем и кадровым сотрудником после проверки. В последнюю очередь табель отправляется бухгалтеру.
Внешний вид табеля учета представляет собой таблицу. В зависимости от числа работников документ может быть напечатан на одной или нескольких страницах. Регистрации он не подлежит. Но подписи руководства должны быть поставлены. Табель учета рабочего времени на 2020 год допускается вести в электронном формате. Но, при этом, письменная форма тоже должна быть. А если табель ведется в письменном виде, его электронная форма не обязательна.
Поля табеля используются редко. На свободном месте уполномоченное лицо может написать сведения о внесенных изменениях, например.
Порядок заполнения табеля Учет работников
Одно подразделение — один табель. Табель ведется по каждому подразделению, составляется в одном экземпляре, подписывается лицом, ведущим табель, и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы).
Одна должность — одна позиция. Сведения о времени, отработанном по одной должности (профессии) одним работником, в табеле подразделения представлены отдельной позицией. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров — приказа о приеме на работу, увольнении, трудового договора и т.п. (п. 19 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80).