Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе на другую должность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе на другую должность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Увольнение в порядке перевода

2. Действия при переводе на новую работу

3. Основные правила для внесения записи о переводе сотрудника

4. Перевод на другую работу: запись в трудовой: образец 2019 года

5. Нюансы заполнения трудовой книжки

6. Процедура оформления перемещения

7. Ошибки на титульном листе

8. Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

9. Как правильно писать врио в документах: большими или маленькими буквами

Запись в трудовой в порядке перевода фиксируется в документе трудоустроенного лица работником отдела кадров или руководителем. На начальном этапе, перед тем, как проставить запись, нужно удостовериться в наличии изданного приказа. Далее открывается личное дело трудоустроенного и извлекается трудовой документ. На следующем шаге можно начинать делать записи о переводе.

Увольнение в порядке перевода

В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.

Постоянный перевод имеет следующие виды:

Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.

В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.

Постоянный перевод имеет следующие виды:

Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.

В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.

Действия при переводе на новую работу

В место настоящей занятости руководству вручается письмо от компании, намеревающейся принять его сотрудника, и заявление от самого работника о его желании уволиться переходом на новое место (ст. 84 ТК РФ). В заявлении указывается:

кому адресуется просьба (директору организации-работодателя);
от кого заявление (полное наименование специалиста с указанием должности, отдела);
суть (просьба об увольнении);
на каком основании запрашивается перевод (прилагается копия гарантийного письма новой компании).

Дата для прекращения трудовых отношений может не указываться, так как в резолюции директора буду указаны необходимые сроки.

Важно! Любое заявление на увольнение, в том числе переводом, может быть отозвано работником по его собственному желанию в любое время, даже в последний рабочий день.

Далее алгоритм действий компании будет таким:

Завизировав заявление, организация направляет письмо по будущему месту занятости гражданина с подтверждением перехода и издает приказ. Порядок оформления и текст приказа схож с условиями стандартного увольнения за исключением причины ухода, которая должна формулироваться как «перевод по просьбе работника к другому работодателю» и иметь ссылку на Трудовой Кодекс РФ (ст. 77).
Изданный документ регистрируется в журнале приказов (с присвоением номера) и предоставляется для ознакомления увольняющемуся.
В личную карточку специалиста заносится соответствующая отметка с обязательной ссылкой на ст. 77 ТК РФ. Ознакомившись со всеми произведенными записями, работник ставит свою подпись.
Выполняется запись в трудовой книжке при увольнении в порядке перевода согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление министерства труда и соцзащиты РФ № 69). Текст со ссылкой на дату приказа и его номер, а также статьи ТК РФ указывается без сокращений, заверяется подписью директора (уполномоченного руководителя) и печатью организации. Не допускаются ссылки на другие разделы Трудового Кодекса, кроме ст. 77.

В последний день работы бухгалтерия выполняет окончательный расчет отработанного времени, начисления заработной платы (до последнего дня работы с полагающимися надбавками) и компенсаций за неиспользованный период отпуска. Если причитающиеся дни были уже использованы, то выданное ранее будет удержано из общей суммы начислений.

Внимание! Работник получает денежную компенсацию за период неиспользованного отпуска, но на новом месте занятости право на отпуск возникнет в предусмотренном законом порядке — через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ). Период может быть уменьшен по соглашению с нанимателем.

Теперь уже бывшему работнику передается трудовая книжка (после проставления подписи в книге учета трудовых книжек), справка о заработке (форма 2-НДФЛ), справки об отчислениях в ПФ РФ и ФСС.

Основные правила для внесения записи о переводе сотрудника

Прежде чем говорить об основных нюансах перевода на другую работу, а главное о том, как сделать соответствующую запись в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с самим понятием «перевод».

Расшифровку данного термина вы можете найти во множестве учебников по трудовому праву, но лучше обратиться к первоисточнику. Так, в трудовом кодексе нашей страны подробно излагается информация, касаемая того, что представляет из себя перевод. Подробнее это определение отражено в статье 72.1.

Трудовой кодекс РФ, Глава 12, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Перевод, это, по общим правилам, постоянное и в некоторых случая временное изменение непосредственно трудовой функции работника, а точнее условий, в которых она может осуществляться.

Перевод может представлять из себя разные действия, так, начиная с перевода работника с должности на должность внутри организации и заканчивая переводом работника в другую географическую местность. Также не нужно забывать, что студент может быть награждён, о чём вносится соответствующая запись о награждении в трудовой книжке.

Основным правилом для перевода является законодательное подкрепление. Перевод должен быть осуществлен только в соответствии с нахождением аналогичной статьи в трудовом кодексе, которая бы разрешала подобное действие.

Также, чтобы запись в трудовой книжке могла отвечать основным канонам заполнения подобных документов, кадровики должны соблюдать ряд очень важных правил.

Перевод на другую работу: запись в трудовой: образец 2019 года

Переводя работника на другую должность, нужно не забыть сделать запись о переводе в трудовой книжке. Трудовая – это не тот документ, заполняя который, можно ошибаться. Предлагаем вашему вниманию образец 2019, который поможет заполнить документ без ошибок.

Трудовая книжка – это основной документ работника о его трудовой деятельности и наработанном стаже. Все работодатели должны вести (оформлять и вносить необходимые записи) трудовые книжки своих работников.Под работодателями следует понимать:

организации;
индивидуальных предпринимателей;
частных нотариусов;
адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты.

Таково требование действующего законодательства (ст. 66, 309 ТК РФ).

Отметим, что физические лица, не оформленные как индивидуальные предприниматели, делать записи в трудовых книжках своих работников не могут.

При переводе сотрудника изменяются условия трудового договора, поэтому такая кадровая перестановка должна быть правильно оформлена. Первое, с чего нужно начать, это достижение договоренности о переводе с сотрудником. Этот этап предваряет запись в трудовой книжке о переводе в обособленное подразделение или на другую должность в пределах головного отделения.

Нюансы заполнения трудовой книжки

Вынесенный приказ – основание для совершения изменений в трудовой. Приказ о том, что сотрудник будет переведен, выносится заранее (за 2-3 дня). Документ набирает юридическую силу после того, как руководящее лицо проставляет подпись и печать. Каждый работник должен беспрепятственно ознакомиться с приказом.

Сама процедура изменения информации в трудовой книжке имеет нюансы. Работнику не обязательно присутствовать в момент, когда будет вноситься о переводе на другую должность запись в трудовой.

Процедура оформления перемещения

Сначала подчинённому полагается написать заявление с указанием новой должности и причин перемещения, также важно указание даты и подписей. К трудовому договору принято оформлять дополнительное соглашение. Оно составляется в двух образцах и закрепляется подписями сторон.
Перевод проводится на основании изданного приказа, который придаёт законную силу всему процессу.

Если работник перемещается в другое территориальное отделение, кадровик обязан направить всю необходимую документацию (бумаги по личному делу).

Сотруднику отдела кадров или бухгалтеру требуется найти трудовую книжку и личную карточку.

В персональном документе наёмного лица ищем страничку, на которой вносились последние данные о работе.

Отступается одна строка и начинается новая запись с нумерации по порядку (арабской цифрой).

В следующем столбике указывается дата перевода. Важно правильное внесение информации – например, 23.10.2012. Стоит знать, что указание несоответствующей даты грозит денежной санкцией.

Далее пишется название предприятия, но в нашем случае речь идёт о внутреннем перемещении.

Обычно указывается, что переведён на должность в записи в трудовой книжке, а иногда записывается причина перемещения. Повод для перевода необязательно помечать, но некоторые сотрудники всё равно указывают данную информацию.

В последней колонке обозначаются сведения о приказе: его номер и дата. В завершении процедуры ставится печать организации и подпись директора.

При заполнении документов разрешается пользоваться ручкой с чёрными или синими чернилами.

Ошибки на титульном листе

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Основные правила:

Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.
Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.
Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.
Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.

Как исправлять ошибки на титульном листе:

Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.
На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).
Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Для заполнения трудовой книжки требуются:

паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
диплом об образовании;
журнал учета трудовых книжек;
свидетельство ИП или Устав организации;
гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

названия компании (вкл. правовую форму);
типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Как правильно писать врио в документах: большими или маленькими буквами

В оформлении официальных документов важно правильно указывать все реквизиты. Одним из них является подпись руководителя. Но иногда, при временном отсутствии руководителя, право подписи передается другому лицу — исполняющему обязанности руководителя.

В такой ситуации от правильного оформления документа зависит его действительность. Рассмотрим, как же сделать все максимально грамотно.

В делопроизводстве для обозначения работника, которому принадлежит право подписи на документах вместо официально назначенного руководителя, используются два сокращения: и.о. и врио.

То есть, исполняющий обязанности и временно исполняющий обязанности. Но в законодательстве упоминания о них не содержится. Нет и единого мнения, как правильно писать подобные сокращения. Так может подобные конструкции и вовсе незаконны? Давайте разберемся.

Согласно ст.16 ТК РФ между исполнителем должностных обязанностей и работодателем возникают отношения в момент подписания приказа о зачислении.

Для заключения трудового договора по букве закона физическое лицо должно представить:

свой паспорт (в случае, когда это по любым причинам невозможно – иной документ, удостоверяющий личность);
трудовую книжку (если человек устраивается на свое первое место работы, она предоставляется непосредственно организацией работодателем);
СНИЛС;
все имеющиеся документы об образовании и прочие справки, подтверждающие степень квалификации;
военный билет.

Предприятие может выдвигать собственные требования к пакету документов, необходимому для устройства в офис.

Это право проистекает из ст.65 ТК РФ.

Трудовая книжка особенно важна для строго учета занятости. Отвечать за ее сохранность и своевременно заполнение должен сам владелец.

По закону, принимающая его на должность фирма обязуется выдать этот формуляр работнику в двух случаях:

При первичном поступлении на работу.
Если документ был утерян.

Заполняется трудовая книжка согласно нормам, установленным в ст.66 ТК РФ. Не допускается замена формуляра на любые иные виды документов.

Информация, подлежащая внесению в трудовую книжку, специфицирована в ч.4 ст.65 ТК РФ.

Так, на страницы формуляра в обязательном порядке вносятся личные данные владельца, указывается занимаемая им на предприятии должность, сведения о всех перемещениях внутри предприятия, значительных событиях: награждениях, переводе, увольнении и зачислении.