Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Правила оформления дубликата трудовой книжки
Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:
-
а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
-
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
-
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
-
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
-
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
-
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
-
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.
Трудовая книжка в нынешнем ее виде является неким советским рудиментом. Если говорить об общемировой практике, то подобного рода документы практически нигде в мире не применяются.
В большинстве стран, где действует система пенсионного страхования, все сведения о работнике основываются на информации, передаваемой работодателем в органы пенсионного обеспечения соответствующих государств, а также в частные фонды.
ПФР получает соответствующие данные после реформы 2002 года, когда пенсионная система страны перешла на страховые принципы. И уже в это время появились инициативы отказаться от трудовых книжек, поскольку последние, по сути, дублируют информацию, содержащуюся в электронных базах ПФР. Однако на тот момент для этого не имелось технической возможности.
В последующем данную тему поднимали не один раз,и в 2021 и в 2018 годах, но соответствующие проекты откладывались под различными предлогами и точный даты так никто ни не называет.
Какие действия будут предприняты в связи с отменой бумажных труд.книжек
Некоторые предположения уже были озвучены экспертами в этой области. После отмены бумажных формуляров, предприятиям не придется заботиться о сохранности и ведении труд.книжек, что позволит существенно сократить расходы в этом направлении.
Дополнительно, не появится проблем и с учетом страхового стажа сотрудников, поскольку для этой цели будут созданы специальные информационные базы, куда и поместят сведения обо всех людях, имеющих официальное трудоустройство.
Помимо описанных действий, для работодателей будет разработан специальный веб-ресурс с личными кабинетами. Посещать портал нужно будет онлайн после простой регистрации. Наниматели получат свой доступ и смогут отслеживать данные и вносить нужные дополнения или поправки.
Работники получат возможность зайти на сайт при помощи собственных персональных данных и индивидуально пароля.
Особенности заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:
- Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
- После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
- В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
- В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Положительные стороны реформы
Трудовые книжки сегодня не используются в большинстве прогрессивных стран мира. Использование единой электронной базы – международный стандарт, который выдержал проверку временем во многих странах. Кроме того, многие работодатели смогут сократить издержки на хранение документов, ведь трудовые книжки сотрудников необходимо хранить в сейфах либо на складах, которые можно использовать в других целях.
Про правила заполнения трудовой книжки читайте по этой ссылке.
С прекращением необходимости постоянной демонстрации и проверки трудовых книжек упростится документооборот. Теперь работодатели смогут ограничиться ежемесячными перечислениями в налоговую инспекцию и отчетами, что позволит экономить рабочее время.
Будет ли отмена трудовых книжек в России
Развитие электронных технологий не стоит на месте, с каждым годом они занимают все большее место в обществе. Это касается не только техники и гаджетов, но и практически всех сфер жизни современного человека.
Так, во многих передовых странах мира уже внедрен электронный документооборот, при этом в цифровую форму переведены и все основные документы, содержащие сведения о гражданах. Наше государство в последние годы также активно развивает эту сферу.
Постепенно идет отказ и от традиционного документооборота. Так, уже перестали выдавать бумажные свидетельства права собственности на жилые помещения, пенсионные свидетельства, карточки СНИЛС. В перспективе планируется прекращение выдачи бумажных паспортов с заменой их на пластиковые карты с чипом, которые будут содержать всю необходимую информацию о гражданине.
В этой связи возникает вопрос о возможности отмены и других документов на бумажном носителе, в частности трудовых книжек. Планы об их выведении из документооборота существуют уже давно, однако как с этим обстоят дела на текущий момент? Именно об этом и пойдет речь далее.
Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.
В документ вносятся:
- Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
- Сведения о выполняемой деятельности;
- Сведения о переводе;
- Сведения о квалификации сотрудника;
- Сведения о награждении;
- Сведения об увольнении.
Данный документ действует на протяжении всей трудовой деятельности, при помощи него будет рассчитываться трудовой стаж при выходе на пенсию по старости. При изменении фамилии или других сведений в текст документа вносятся корректировки, согласно правилам ведения и хранения документа.
Бумажный анахронизм цифровой эпохи
В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», утвержденное постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 года «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти законодательные акты зарегистрированы Министерством юстиции РФ 11 ноября 2003 года.
Действительны и не требуют замены сейчас все три образца трудовых книжек – 1938, 1973 и 2003 годов. При поступлении на работу, для заключения трудового договора работник должен предоставить ее наряду со всеми остальными необходимыми документами, такими как паспорт, документы об образовании и прочее. А если человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку должен предоставить работодатель, предварительно взяв с работника плату за выдачу бланка трудовой книжки и вкладыша. После увольнения книжку обязаны вернуть ее владельцу.
Бумажный вариант трудовой книжки был разработан и принят в то время, когда кипы бумаг лежали в столах и на полках шкафов в офисах, а компьютеры не были такой повседневной необходимостью, как сейчас. И слова Билла Гейтса о том, что скоро компьютеры будут присутствовать в каждом доме, не принимались всерьез, а то и высмеивались. Ведь мало кто понимал, что эдакую «бандуру», занимающую целую комнату, в итоге смогут превратить сначала в настольные компьютеры, ноутбуки, а потом и тонкие планшеты, умещающиеся в дамской сумке. И все документы можно будет хранить не в бумажном варианте, а в килобайтном, на вместительных, мощных серверах.
Уже сейчас в России действуют порталы государственных услуг, зарегистрировавшись на которых, любой гражданин РФ может оформить себе внутренний и заграничный паспорт, оплатить коммунальные услуги, автомобильные штрафы и прочее через интернет, не выходя из дома, избегая вечных очередей и путаницы в государственных учреждениях. Данные из паспортов и водительских удостоверений всех граждан России уже присутствуют в сети, хотя и доступны только государственным органам. Любой человек, владеющий дебетовой или кредитной карточкой любого банка, может совершать покупки через интернет и самостоятельно контролировать свои расходы через системы интернет-банкинга. Передовые технологии позволяют установить сверхсильную защиту баз данных от хакеров и мошенников. Так почему бы не следовать в ногу со временем и не перенести данные из всех трудовых книжек в единый общероссийский электронный реестр, а затем и полностью отказаться от бумажного варианта?
Сторонники проекта отмены трудовых книжек, возникшего в Министерстве здравоохранения и социального развития, говорят о том, что в большинстве других стран никто от руки никуда не вносит записи о трудовом стаже человека, и использует отлаженные компьютерные системы. Из минусов они отмечают только то, что планируемый отказ от бумажных трудовых книжек спровоцирует ситуацию, в которой специалисты с большим стажем работы будут приравнены в правах к «бездарям», которым проще жить за чужой счет. Но ведь если у каждого человека будет своя собственная электронная карточка, в которой будет указано, сколько и где он проработал, то, по сути, электронный вариант трудовых книжек в сети интернет станет тем же, что и бумажный, только будет лучше защищен. В итоге «бездари» даже получат стимул к работе. Ведь некоторые компании предпочитают брать к себе на работу молодых специалистов без опыта работы, чтобы в дальнейшем обучить его работать по той схеме, по которой им выгодно.
Сохранить или выбросить?
Мнения людей об этой идее разделилось. Вот, что они говорят.
Илья, юрист: «Я за отмену бумажную версию трудовой книжки и за переход на электронную взаимосвязь. Во-первых, людям, которые имеют личные связи с руководителями хотя бы в одной действующей компании, будет отрезана возможность подготовить фиктивные документы, среди которых, как правило, присутствует трудовая книжка. Цифровой метод позволит сократить возможность недобросовестным людям получить фиктивное рабочее место, а кадровикам и hr-менеджерам поможет ускорить и облегчить работу по выявлению компетентности работника. В этом случае мы получим защищенность от «блата». Электронные трудовые книжки будут эффективны только в том случае, если ввод данных для работодателя будет достаточно прост и синхронизация работы с Пенсионным фондом, федеральными налоговыми службами либо другими госструктурами будет эффективно отлажено. Примером тому может послужить портал госуслуг. Но практика показывает, что порой люди сталкиваются с тем, что работники таких учреждений, как, например, ЗАГС, просто не в состоянии работать с компьютерами, объясняя тем, что этому их никто не обучал, тем самым прямо игнорируя вектор мероприятий государства. Подытожив, могу сказать, что данное нововведение облегчит взаимодействие работодателя и работника, но только в том случае, если модульное обеспечение данной системы будет должным образом разработано и протестировано, на что требуется, на мой взгляд, не менее пяти лет».
Елена, сотрудник кадровой службы: «Я за то, чтобы ввели электронный реестр трудовых книжек. Сейчас нам кажется, что по старинке, с бумажной версией проще. Но так тоже будет просто, посмотреть трудовой путь соискателя, были ли простои, не увольняли ли его по статье 81 ТК РФ и так далее. Если вся эта информация будет доступна в интернете, где ее будут заполнять сами работодатели, то будет сложно утаить что-то в резюме, или напридумывать лишнего. Останется голая правда, а это ведь лучше как для кадровых служб, занимающихся подбором качественного персонала, так и для самих соискателей, потому как станет им мощным мотиватором к сохранению своей трудовой репутации».
Екатерина, инженер: «Я против полной отмены трудовых книжек, потому как сократится количество рабочих мест для специалистов по кадровому делопроизводству, люди останутся без работы. Сейчас в компаниях целые отделы, где трудятся, порой, до тридцати кадровых работников. Им нужно разобраться с целыми кипами бумаг, и они едва успевают это сделать. А если мы перейдем на интернет-версии – одного человека хватит».
Татьяна, работодатель: «Я считаю, что бумажные носители все равно должны сохраняться. Я помню тот момент, когда у нас в офисе случился пожар после того, как мы перешли на электронный документооборот и перестали пользоваться бумажными версиями различных договоров и прочих, чтобы они не захламляли полки. Сервер сгорел, и все пропало, пришлось долго восстанавливать. Поэтому, все-таки электроника замечательная вещь, но мы понимаем, что с ней может случиться абсолютно все что угодно, и когда есть дубликаты бумажные, которые хранятся отдельно, появляется уверенность в сохранности документации. Я считаю, нельзя, переходя на более современные ресурсы, отменять менее современные, которые используются уже почти век и успели себя зарекомендовать. Традиционные версии должны сохраняться, на всякий случай».
Юрий, журналист: «Я отношусь к идее отмены трудовых книжек плохо. Даже несмотря на то, что мы живем в XXI веке, мошенники и хакеры не стоят на месте. Современные технологии еще пока не настолько совершенны, чтобы можно было утверждать, что информация из Электронных реестров не может быть утеряна, взломана или изменена мошенниками. А незаконное получение доступа к такой информации является прямым нарушением Конституции РФ. К тому же, вся российская система различных государственных услуг очень тяжело переходит на «компьютеризацию» работы. Взглянуть на те же электронные очереди в «Сбербанке» – люди до сих пор по старинке продолжают занимать друг за другом очередность, как это было и раньше. Плюс менталитет у нас такой, что мы привыкли бережно хранить бумаги: паспорт, свидетельство о рождении, диплом и так далее».
Итак, чиновники, продвигающие идею отмены трудовых книжек, видимо, должны учесть то, что без передовых, максимально защищенных от мошенников электронных баз данных, где будут храниться все данные о трудовом стаже граждан, периодически заполняемые самими работодателями, и к которым будет доступ государственных органов, законопроект не будет действенен. Поскольку даже тех десяти лет, которые они предлагают для адаптации российского народа к жизни без бумажных трудовых книжек и без полноценной и улучшенной их замены, на наш взгляд, может не хватить. Но если это произойдет, то через несколько десятков лет маленькие серенькие книжечки будут храниться на полках музеев, а бабушки будут рассказывать внукам страшные истории о том, как однажды они потеряли трудовую книжку.