Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как определить среднесписочную численность работников за год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
- Среднесписочная численность работников — это количество сотрудников, работающих в компании на протяжении квартала, полугодия, 9 месяцев или года.
- Есть более широкий показатель — списочная численность. В него включают не только наемных сотрудников, но и тех, кто работает по совместительству, договору ГПХ, находится на больничном или в отпуске.
- Чтобы рассчитать ССЧ, используют табель учета рабочего времени сотрудников. В формулу включают все календарные дни месяца. Учитывают, сколько часов отработали сотрудники с полным и неполным рабочим днем.
- В ССЧ не включают внешних совместителей, адвокатов, военнослужащих, студентов на сессии, женщин в декретном отпуске и некоторые другие категории сотрудников.
- Информацию о ССЧ предприятия передают в ИФНС в рамках расчета по страховым взносам. Отчет сдают ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Порядок расчета среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:
1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.
В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников, находящихся в командировках и отпусках.
Зачем считать среднесписочную численность работников?
Существование любого бизнеса требует анализа и оценки его результатов. Кроме того, существование подавляющего большинства бизнесов требует привлечения наемного труда.
С этой точки зрения, анализировать такие показатели, как производительность труда, среднюю зарплату, коэффициенты трудоемкости, эффективность работы и т. п. следует за взятый для анализа период (месяц, квартал, год). Данные о работниках, представленные только на начало и конец периода, дают мало информации.
Например, на производственном предприятии на начало года было 100 человек, а на конец года стало 50. Это хорошо или плохо для предприятия? Непонятно. Такие показатели численности могут означать и то, что дела идут совсем плохо, и люди вынуждены массово увольняться, и то, что предприятие модернизировало производственные мощности, разработало уникальные технологии и теперь для обслуживания производственного процесса нужно небольшое число работников, но с высокой квалификацией.
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
База для расчёта среднесписочной численности
Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:
- Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
- Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
- Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
- Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
- Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
- Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
- Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;
Где теперь располагаются сведения о численности сотрудников?
Отображаются они на титульном листе. Прописывать данные следует в ячейки под наименованием плательщика страховых взносов. Также кратко разберем, как в целом заполнить документ:
- Титульный лист. Здесь прописываем следующую информацию: ИНН, КПП, код периода, код налогового органа, код компании по месту учета, название организации и вид деятельности, количество страниц расчета;
- Раздел 3. Его следует заполнять по каждому физлицу, которое работает в организации и ИП. Указываем ФИО человека, дату рождения, гражданство, пол, паспортные данные;
- Далее нужно оформить подраздел 3.2.1, где прописывается информация о выплаченных за три последних месяца суммах физлицу;
- Переходим к разделу 1, приложениям 1, 2. Здесь нужно разместить данные о количестве застрахованных, о работниках, выплаты которым облагаются взносами. В приложении 2 отражаем расчет страховых взносов на социальное страхование в связи с болезнью и материнством.
- Раздел 1. Здесь необходимо подвести итог всех расчетов. В строке 001 проставляется код плательщика — 1 или 2. Ниже данные по каждому виду взноса. В графах 020 — 033 — пишутся итоги по пенсионным взносам, в 40-53 — медицинских, 100 — социальных.
Списочная численность работников: что это и как ее посчитать
Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 711, п. 77 указаний Росстата № 832).
Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 711, п. 78 указаний Росстата № 832. В частности, это:
- внешние совместители;
- работающие по договорам ГПХ;
- собственники, не получающие в организации зарплату и др.
Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 711, п. 79.1 указаний Росстата № 832). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 76 указаний Росстата № 832).
Подача сведений в статистические органы
Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета. Эти сведения стали частью расчета по страховым взносам (РСВ). Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.
В соответствии с Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@, с 1 января 2023 года предприниматели сдают часть РСВ ежемесячно, а полный расчет — ежеквартально.
Каждый месяц ИП и ООО отправляют в налоговую службу отчет, который заменяет форму СЗВ-М. В него вносят персонифицированные сведения о физических лицах, информацию об их заработке и начисленных взносах. Именно в этом отчете указывают ССЧ.
Ежеквартальный РСВ включает в себя четыре раздела:
- «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов»;
- «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов — глав крестьянских (фермерских) хозяйств»;
- «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
- «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов, указанных в пункте 6.1 статьи 431 Налогового кодекса Российской Федерации».
Поскольку информацию из третьего раздела предприниматели сдают ежемесячно, в общем отчете этот раздел не заполняют. На подачу расчета предпринимателям дают 10 дней.
Сроки подачи отчетов:
- ежемесячный — не позднее 25-го числа месяца, который следует за истекшим;
- ежеквартальный — не позднее 25-го числа месяца, который следует за отчетным кварталом.
Отчеты РСВ сдают в электронном виде — отправляют в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя.
Внешними совместителями называют сотрудников, которые состоят в численности работников одного предприятия, а выполняют трудовую деятельность по совместительству на другом, в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Работник отрабатывает неполный рабочий день, а половину, соответственно начисление по заработной плате составляет 0,5 ставки.
Внутренними совместителями называют работников, которые выполняют дополнительные функции в свободное от основной работы время за определенную плату.
В численности работников предприятия внешние отражаются согласно фактически отработанному времени, а внутренние — по должности основной деятельности.
Работники по договору ГПХ отражаются в численности организации в полной мере, даже если они заняты на нескольких предприятиях в одном и том же отчетном периоде. В данном случае руководство организации отражает в приказе о приеме на работу группу учета данного сотрудника.
Следовательно, совместители и работники по договору ГПХ не учитываются в численности работников на определенном предприятии. Именно поэтому рассчитывается среднесписочная и списочная численность сотрудников с учетом данных категорий.
Учет работников неполного дня
Учет работников с неполным рабочим днем отражается в ССЧ как 0,5 ставки за день. В конце месяца подсчитывается фактически отработанное время, в соответствии с пропорцией определяется среднесписочная численность. Сотрудник имеет право на неполный рабочий день на основании трудового договора, распоряжения руководящего состава, внутреннего распорядка предприятия либо собственного письменного согласия на неполную рабочую ставку.
Исключением являются инвалиды, которые отрабатывают сокращенный рабочий день в соответствии с законодательством, но исчисляются как целая единица отработанного времени.
Для вычисления списочной категории работающих исчисляется сумма отработанных часов за один календарный день, далее производится вычисление суммы часов за месяц, включая праздничные и больничные.
Затем данная сумма суммируется с итогом численности по сотрудникам, которые отработали целую единицу времени, и в соответствии с формулой вычисления определяем ССЧ.
Ответственность за несвоевременную подачу данных по ССЧ
Формулы выведения среднестатистического числа не сложные, но учитываются все нюансы.
Отчетность по ССЧ передается в налоговую инстанцию по месту регистрации ИП или предприятия до 20 января текущего года.
Непредставление или несвоевременная подача необходимой документации карается штрафом в размере от 200 р.
Компании часто необходимо подсчитать среднесписочную численность работников для того, чтобы выполнить свои обязательства по сдаче отчетности или при выборе порядка налогообложения (например, для применения УСНО средняя численность сотрудников в компании должна быть не более 100 человек), также на основании показателей среднесписочной численности предприятие можно отнести к категории малых, средних или микро. По прошествии года фирма должна уведомить о среднесписочной численности работников налоговую инспекцию, для чего следует до 20 января представить в налоговый орган декларацию по форме КНД 1110018 по месту нахождения предприятия (индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, – по месту жительства). Неправдивая информация о среднесписочной численности работников или несвоевременное представление/непредставление информации в налоговую инспекцию влечет за собой административную ответственность (штраф от 300 рублей).
Предприятия с обособленными подразделениями указывают в своем отчете среднюю численность работников в целом (с учетом численности по отдельным подразделениям), а вот для возможности применения льгот по НДС, налогу на землю и имущество уже необходимо знать среднесписочную численность сотрудников. Средняя численность – это более емкое понятие, чем среднесписочная численность, которое состоит из трех слагаемых:
- Средняя численность совместителей внешних.
- Среднесписочная численность.
- Средняя численность сотрудников, работающих по заключенным гражданско-правовым договорам.
Согласно нормам Указаний по заполнению федерального статистического наблюдения Сведений о заработной плате и численности работников, которые утверждены приказом Росстата от 2008 года средняя списочная численность за каждый календарный день включает:
- Работников, отсутствующих по уходу за больным членом семьи или по причине заболевания (подтверждается больничным листом).
- Сотрудников, которые фактически пришли на рабочее место.
- Лиц, которые отсутствуют на работе в связи с пребыванием на общественных работах, прохождением работы на дому.
- Сотрудников, работающих по методу вахты.
- Лиц, временно принятых на место отсутствующего по каким-либо причинам работника.
- Лиц, которые отсутствуют на работе из-за простоя организации.
- Сотрудников, которые отправлены на повышение квалификации с отрывом от рабочей деятельности.
- Работников, участвующих в забастовках, митингах, находившихся под следствием до решения суда, совершавших прогулы.
- Лиц, которые приняты на неполный рабочий день или рабочую неделю (половина единицы).
- Сотрудников, получивших выходной (отгул) за переработку или ранее отработанное время.
- Студентов, которые приняты на должность на срок прохождения производственной практики.
Исключения из среднесписочной численности
- Те, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, так же и в случаях усыновления детей младенческого возраста.
- Женщины в декретных отпусках.
- Сотрудники, проходящие обучение в вузах без сохранения заработной платы на предприятии.
- Работники, получившие дополнительные отпуска без оплаты для сдачи экзаменов и последующего поступления в учебные заведения.
- Как рассчитать среднесписочную численность за месяц.
Для того, чтобы осуществить расчет среднесписочной численности за месяц, нужно сложить ежедневную списочную численность (с 1-го по 30-е, 31-е или 28-е либо 29-е в феврале) и разделить на фактическое количество дней в месяце. Праздничные, выходные и другие нерабочие дни также учитываются. Из списочной численности необходимо исключить те категории сотрудников, которые не попадают в среднесписочную численность.
Возьмем для примера предприятие «Стройтех», где числятся 90 сотрудников. Расчет будет производиться за декабрь.
Из 91 сотрудника 3 не включаются в ежедневную списочную численность, так как временно работают на смежном предприятии и получают зарплату там. В среднесписочную численность не включены 2 сотрудницы, находящиеся в декретных отпусках. 12 декабря на работу был принят еще один сотрудник и, соответственно, включен в списочную и в среднесписочную численность с этого дня.
| Число | Списочная численность | Исключения | Среднесписочная численность |
| 1 | 88 | 2 | 86 |
| 2 | 88 | 2 | 86 |
| 3 | 88 | 2 | 86 |
| 4 | 88 | 2 | 86 |
| 5 | 88 | 2 | 86 |
| 6 | 88 | 2 | 86 |
| 7 | 88 | 2 | 86 |
| 8 | 88 | 2 | 86 |
| 9 | 88 | 2 | 86 |
| 10 | 88 | 2 | 86 |
| 11 | 88 | 2 | 86 |
| 12 | 89 | 2 | 87 |
| 13 | 89 | 2 | 87 |
| 14 | 89 | 2 | 87 |
| 15 | 89 | 2 | 87 |
| 16 | 89 | 2 | 87 |
| 17 | 89 | 2 | 87 |
| 18 | 89 | 2 | 87 |
| 19 | 89 | 2 | 87 |
| 20 | 89 | 2 | 87 |
| 21 | 89 | 2 | 87 |
| 22 | 89 | 2 | 87 |
| 23 | 89 | 2 | 87 |
| 24 | 89 | 2 | 87 |
| 25 | 89 | 2 | 87 |
| 26 | 89 | 2 | 87 |
| 27 | 89 | 2 | 87 |
| 28 | 89 | 2 | 87 |
| 29 | 89 | 2 | 87 |
| 30 | 89 | 2 | 87 |
| 31 | 89 | 2 | 87 |
Зачем нужны сведения о численности работников
Компания способна выполнить договор, только если она обладает необходимыми ресурсами: производственными и трудовыми. Поэтому на этапе проверки нового бизнес-партнера рекомендуется найти данные не только об имущественном положении компании, но и о ее сотрудниках.
Один из признаков необоснованной налоговой выгоды и нереальности спорных операций — у контрагента нет условий для достижения результата сделок, в том числе, отсутствует управленческий или технический персонал (п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 “Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды”).
В судебной практике также распространен такой подход: в документации (например, в договоре) содержится недостоверная и противоречивая информация, если у организации не было нужных условий, чтобы обеспечить результат деятельности. Суды делают выводы, что операции не носили реальный характер. К условиям относят, в том числе, наличие управленческого и технического персонала, собственных основных средств, производственных активов, транспорта.
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).