Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
- Среднесписочная численность работников — это количество сотрудников, работающих в компании на протяжении квартала, полугодия, 9 месяцев или года.
- Есть более широкий показатель — списочная численность. В него включают не только наемных сотрудников, но и тех, кто работает по совместительству, договору ГПХ, находится на больничном или в отпуске.
- Чтобы рассчитать ССЧ, используют табель учета рабочего времени сотрудников. В формулу включают все календарные дни месяца. Учитывают, сколько часов отработали сотрудники с полным и неполным рабочим днем.
- В ССЧ не включают внешних совместителей, адвокатов, военнослужащих, студентов на сессии, женщин в декретном отпуске и некоторые другие категории сотрудников.
- Информацию о ССЧ предприятия передают в ИФНС в рамках расчета по страховым взносам. Отчет сдают ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Куда предоставлять и способы отправки отчетности
Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации — по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.
Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет—сервисов.
Представлять его в налоговую инспекцию можно:
- Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа — при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании;
- Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения;
- С помощью электронного документооборота — для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО.
Что делать тем, кто совмещает патент (ПСН) и УСН
В таком случае при определении величины доходов от реализации за год или иной отчетный период должны учитываться доходы по обоим спецрежимам (письмо Минфина от 12 марта 2018 года № 03-11-12/15087). А вот среднее количество сотрудников должно считаться по каждому режиму отдельно (письмо Минфина от 20 сентября 2018 года № 03-11-12/67188).
Как рассчитывать налог за год и авансовые платежи при переходном периоде, когда доходы в диапазоне 150–200 миллионов рублей, а средняя численность — 100–130 человек.
Алгоритм расчета налога за год,следующий:
- Берем облагаемую базу за период, который предшествует кварталу, где было превышение по лимитам. Эту базу умножаем на привычную ставку: 1–6% или 5–15%, согласно выбранному объекту налогообложения.
- Рассчитываем облагаемую базу за весь налоговый период и отнимаем от нее базу, полученную при выполнении пункта 1. Найденное число умножаем на повышенную ставку: 8% или 20%, согласно выбранному объекту налогообложения.
- Складываем итоговые цифры, полученные при выполнении шага 1 и шага 2.
С чего начинать расчет
Прежде чем приступать к определению среднесписочной численности работников предприятия за год, нужно из данных исключить тех лиц, информация по которым не включается в расчет. Это:
-
сотрудницы, пребывающие в отпуске по беременности и родам, или усыновившие новорожденного ребенка прямо из роддома, а также оформившие отпуск по уходу за ребенком;
-
работники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск в связи с учебой в образовательном заведении, и сотрудники, взявшие неоплачиваемый отпуск для поступления в ВУЗ или средне-специальное учебное заведение;
-
внешние совместители;
-
лица, работавшие по договорам ГПХ;
-
учредители, не получающие заработную плату;
-
сотрудники, направленные на работу за границу;
-
работники, отправленные на учебу с отрывом от производства (получающие стипендию от организации), или переведенные временно в другую организацию без сохранения зарплаты.
Как определить среднесписочную численность работников за год
Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:
ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,
где ССЧ — среднесписочная численность за год,
СЧ- среднесписочная численность за месяц;
12- количество месяцев в году.
Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).
Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы). Для формы среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, направляемой в ИФНС и для 4-ФСС округлять нужно до целого значения.
Чтобы было понятнее, разберем расчет на примерах.
Рассчитаем среднесписочную численность
| число | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| численность | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 21 | 22 |
| число | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| численность | 22 | 22 | 22 | 22 | 22 | 22 | 22 | 22 | 22 | 22 | 21 | 20 | 20 | 20 | 20 |
Как рассчитать среднесписочную численность за год
Рассчитаем среднегодовую численность сотрудников ООО «Стройдеталь», согласно данным, приведенным в таблице ниже:
| Месяц | январь | февраль | март | апрель | май | июнь | июль | август | сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь |
| списочнаячисленность | 32 | 29 | 27 | 33 | 33 | 32 | 28 | 25 | 28 | 29 | 31 | 32 |
Среднегодовая численность = 359 : 12 = 30 человек работников.
Расчет соответствующего коэффициента подразумевает вопрос о том, кто входит в списочную численность работников. Ответ содержится в утвержденной Госкомстатом СССР 17.09.1987 Инструкции по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях. Согласно п.2.9 указанного документа, в списочную численность работников предприятия включаются «все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу на срок один день и более, со дня зачисления их на работу». При этом следует понимать, что явочная и списочная численность работников являются разными величинами. Последняя включает в себя не только находящихся на рабочем месте сотрудников, но и часть персонала, не явившуюся по таким причинам, как простой, нахождение в командировке, болезнь, ежегодный отпуск и пр. Полный перечень определен п.77 Указаний, утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 №772.
Расчет численности работников организации при переходе на УСН
Вопрос: Организация с начала 2020 года применяет общую систему налогообложения. Она решила перейти со следующего года на УСН. В связи с этим организации нужно в период с 1 октября по 31 декабря текущего года подать в налоговую инспекцию уведомление о переходе на УСН. В нем в том числе следует указать сведения о средней численности работников. Как посчитать численность для УСН?
Ответ: Чтобы определить численность работников для целей перехода на УСН с 2021 года, нужно найти сумму средней численности работников за каждый месяц (с января по сентябрь текущего года) и поделить полученный результат на 9.
На заметку
Критерии для перехода на УСН с 01.01.2021 для организаций :
— средняя численность работников за первые 9 месяцев 2020 года — до 100 человек;
— валовая выручка нарастающим итогом за упомянутый период — до 1 538 843 руб.
Средняя численность сотрудников
Как рассчитывается численность сотрудников организации для выполнения условий по УСН. Это показатель ССЧ, который сейчас указывается в РСВ или другой?
УСН не вправе применять организации и ИП, у которых средняя численность работников за налоговый (отчетный) период, превышает 130 человек. Этот показатель рассчитывается по правилам из п. 75 Приказа Росстата от 27.11.2019 № 711.
Средняя численность представляет собой сумму следующих показателей:
Сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам и уходу за ребенком до трех лет в расчете среднесписочной численности не учитываются.
Предприниматель на УСН сам у себя наемным работником не является, поэтому в расчет средней численности не включается. Однако если руководитель фирмы наемный — он будет учтен в среднесписочной численности работников.
Как правильно считать среднюю численность? Если я нанял 131-го сотрудника, то меня сразу переведут на ОСНО или будет возможность остаться на УСН?
Такая возможность будет. Важно не фактическое количество сотрудников, а именно средняя численность. Поэтому может получиться и так, что у вас больше 130 сотрудников, но вы имеете право оставаться на УСН.
Формула следующая: средняя численность за отчетный период = сумма средней численности в каждом месяце периода / количество месяцев в периоде.
Например, если в компании с января по июль численность трудящихся составляла 120 человек, а с 13 августа приняли еще 16 новых работников, то среднесписочная численность рассчитывается так:
Даже при том, что количество персонала превышало 130 человек, право на применение упрощенки не будет потеряно.
Как ФНС контролирует среднюю численность? Если у нас работают внешние совместители на 0,5 или 0,25 ставки, то по отчету СЗВ-М у нас может быть больше 130 человек?
По отчету СЗВ-М может быть больше 130 человек.
ИФНС на основании расчетов РСВ и 6-НДФЛ (если количество застрахованных лиц и лиц, получивших доходы, больше 130) в теории может запросить пояснения при камеральной проверке декларации по УСН.
При выездной проверке компаний на УСН первым делом инспекторы проверяют соответствие критериям, установленным ст. 346.12 НК РФ.
У компании на УСН «доходы» был превышен лимит по численности в середине года, с какого момента она теряет право применять УСН и переходит на ОСНО, как считать?
При расчете средней численности за месяц, если показатель составит более 130 человек, организация переходит на ОСНО с первого числа квартала, в котором произошло превышение (п. 4 ст. 346.13 НК РФ).
Например, если в августе 2021 года численность составит 131 человек, то с 1 июля 2021 года организация считается перешедшей на ОСНО. Она должна будет пересчитать налоги по правилам общей системы, а вернуться на УСН сможет только с 1 января 2023 года.
Учёт неполного рабочего времени
В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».
Для этого надо:
- Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
- Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.
| Продолжительность рабочей недели | Продолжительность рабочего дня при 5-ти дневной неделе | Продолжительность рабочего дня при 6-ти дневной неделе |
| 40 часов | 8 часов | 6,67 часов |
| 36 часов | 7,2 часа | 6 часов |
| 24 часа | 4,8 часа | 4 часа |