Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

• По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
• По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
• По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании.

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

Процедура регистрации приказов и ее необходимость

Процесс регистрации приказов, так же как и нумерация позволяет систематизировать документы в определенном порядке. Журнал регистрации необходимо вести отдельно по личному составу и по деятельности организации в целом, поскольку они имеют различный срок хранения, а также нумерацию.

Журнал по личному составу состоит из следующих подразделов:

• номер приказа (с индексом);
• дата его составления;
• Ф.И.О. работника, для которого он создан;
• структурное подразделение, где он работает;
• должность;
• табельный номер;
• номер и дата трудового договора;
• суть приказа – кратко;
• расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии

Журнал по учету основной деятельности включает в себя дату составления, а также ответственных лиц с подписью, то есть он более короткий и лаконичный.

Пример нумерации для предприятий средних размеров

Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.

Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.

Например, приказ № 1-2018/к.

Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:

№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.

При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.

Например, №1-2018/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:

№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).

Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:

• приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
• приказы по командированию сотрудников;
• приказы по премированию и взысканиям;
• приказы по отпускам;
• иные приказы и распоряжения по персоналу.

Как придумать и присвоить артикул товару

Артикул — условное обозначение, которое присваивают тому или иному товару, чтобы отличить его от других в ассортименте и сделать удобным поиск нужного наименования по каталогам и складским базам.

Учёт товаров по артикулам — это важный элемент правильного делопроизводства в любом направлении торговли. Без артикула поиск определенного наименования будет похож на поиск иголки в стогу сена.

Хотя компании используют различные идентификаторы, артикул остаётся основным из них в складском учёте.

Артикул используется не только внутри компании — большинство интернет-магазинов вместе с характеристиками товара показывает клиенту и артикул. Это помогает при взаимодействии с покупателем — он может позвонить по телефону, написать письмо и сразу получить от сотрудника компании обратную связь по нужному наименованию: узнать о его наличии, доставке, стоимости.

Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:

1. Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске).

   По основанию, установленному ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (срок хранения), они подразделяются на:

   • приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет, если были оформлены до 01.01.2003 и 50 лет, если были составлены позднее;
   • распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка) и подлежащие хранению в течение 5 лет;
   • приказы о дисциплинарных взысканиях, подлежащие хранению в течение 3 лет.

   Как присвоить номер приказу

   Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

   Расшифровка номера приказа следующая:

   В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

   Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

   Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

   ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

   К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

   Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

   А нужна ли вообще нумерация приказов

   В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:

   • При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.
     Поиск осуществляется с помощью регистрационных форм. По известным реквизитам это происходит оперативно и гораздо эффективней.
   • Даже если речь идет о небольшом предприятии или ИП, где за весь год издается десяток распорядительных документов, и найти или идентифицировать документ в случае необходимости бывает достаточно просто, вопрос о нумерации приказов возникает, как только вносится хотя бы одна запись в трудовую книжку работника, где необходимо заполнить соответствующую графу.
   • Сквозная нумерация дисциплинирует сотрудников, ответственных за хранение фонда. В случае преднамеренного изъятия из папки или непреднамеренной утраты документа, его отсутствие становится заметным по прерывающейся нумерации;
   • Конечные порядковые номера позволяют оценить объем документооборота в конце года и принимать соответствующие управленческие решения относительно организации делопроизводства.

   Что значит присвоить номер приказу

   Присвоить номер приказу — значит:

   • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
   • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
   • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

   Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

   • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
   • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

   Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

   Виды приказов и необходимость их регистрации

   Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

   По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

   • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
   • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

   По основной деятельности:

   • Общие приказы по всему предприятию;
   • По отделам;
   • По административно-хозяйственной деятельности;

   Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

   Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

   Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

   • Ускорить поиск понадобившегося документа;
   • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
   • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

   Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

   • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
   • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

   Образец приказа о нумерации приказов

   Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

   Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

   195198, г. Санкт – Петербург,
   Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

   ПРИКАЗ №1

   01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

   1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
      2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
      3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
      4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
      5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
      6. остальные приказы – К (кадры).
   2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

   Виды приказов по основной деятельности

   В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

   1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
   2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
   3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
   4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
   5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
   6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
   7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
   8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

   Инструкция по организации делопроизводства и документооборота в..

   • Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.
   • Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.
   • Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
   • Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
   • Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

   При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

   Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

   • 20 мм – левое;
   • 10 мм – правое;
   • 20 мм – верхнее;
   • 20 мм – нижнее.

   Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

   Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

   Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

   • номер приказа (с индексом);
   • дата его издания;
   • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
   • структурное подразделение, в котором он числится;
   • должность;
   • табельный номер;
   • реквизиты трудового договора;
   • суть приказа – кратко;
   • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

   В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

   • дату исполнения приказа;
   • ответственных лиц и их подписи.
   
   

   Похожие записи:

   • Налоговый вычет при продаже ценных бумаг
   • Как поменять загранпаспорт по истечении его срока действия в 2023 году
   • Получение повторной визы в США в 2022 году