Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.
Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение
Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.
В начале находится стандартная информация:
- номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
- день-месяц-год его заполнения,
- ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
- реквизиты сторон.
- В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.
Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.
Когда счёт-фактура не нужен
Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:
- сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
- обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
- юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).
Корректировка счета-фактуры
Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
У этой операции есть ряд требований:
- Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
- Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
- Нужно проставить дату исправления.
- Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.
Основные принципы и правила заполнения СФ
Для создания счета-фактуры используют типовой бланк, предусмотренный Приложением 1 к Постановлению Правительства №1137 от 26.12.11 г. (ссылка в конце статьи).
В нем обязательно отражение всех требуемых законодательством сведений. Основная функция документа — подтвердить отгрузку товара, производство работ или оказание услуг. Не менее важная задача СФ — подтверждение уплаты налога на добавленную стоимость. Именно в соответствии со счетом-фактурой впоследствии засчитывают НДС.
Для всех СФ обязательно проставление порядкового номера. Алгоритм его присвоения в законе особо не оговорен. Как правило, СФ нумеруется в порядке возрастания в пределах налогового периода или календарного года. При необходимости можно резервировать порядковые номера. Министерство финансов допускает и помесячную нумерацию.
Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии
Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.
Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:
- грузоотправитель;
- получатель груза;
- объем товара или получаемых услуг;
- единицы, в которых будет все измеряться.
Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.
Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии
В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.
Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.
Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.
Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.
Способ передачи счета-фактуры исполнителю
Российское законодательство позволяет оформлять с/ф в электронном или бумажном варианте.
Электронная форма доступна, когда обе стороны договорных отношений подключены к Оператору, оказывающему услуги подобного рода. Исполнитель и заказчик должны иметь необходимое техническое оснащение для электронной передачи и приемки документов через ТКС. Сторонам нужно обладать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверения документов. Кроме того, сторонам нужно составить и подписать письменный вариант соглашения о том, что обмен счетами-фактурами будет производиться в электронном виде. Если все эти условия соблюдены, то счета-фактуры могут передаваться электронно. Исправляться и корректироваться они также могут через ТКС, что гораздо быстрее и удобнее.
Бумажная форма доступна всем желающим. Если стороны используют бумажный обмен документами, то исполнителю счет-фактуру нужно составлять в двух экземплярах. Первый с подписью главбуха и руководителя будет передан заказчику для использования при возмещении налога. Второй будет зарегистрирован в Книге продаж исполнителя и направлен на хранение.
Образец заполнения счета-фактуры на услуги
Для оформления следует применять бланк из Постановления №1137 от 26.12.11.
В целом, порядок заполнения полей счета-фактуры на оказанные услуги аналогичен случаю отгрузки товаров, однако имеются свои особенности в оформлении отдельных строк и граф.
Заполнение строк с/ф на услуги
| Номер строки | Заполняемые сведения |
| 1 | Номер и дата.
Номер должен соответствовать текущей нумерации, которую компания может разработать самостоятельно для своего удобства. Обычно нумерация сквозная по порядку с начала года, квартала или месяца в зависимости от числа оформляемых документов. Цифровой номер может дополняться буквенными обозначения или знаками. Дата – день выписки документа, должна попадать в срок, отведенный для передачи с/ф на услуги (5 дн. с даты подписания акта или 5 дн. с момента окончания месяца или квартала оказания услуги, если акт не подписывается). |
| 1а | Номер и дата исправления.
Строка оформляется при незначительной корректировке исходного с/ф с ошибками. Номер – соответствует порядковому номеру внесения исправлений. Дата – фактический день их внесения. |
| 2, 2а, 2б | Реквизиты исполнителя услуг, включающие:
|
| 3 | Реквизиты грузоотправителя.
Правила заполнения позволяют исполнителю услуг не заполнять поле, поставив в нем прочерк. Однако, по мнению налогового органа, если исполнитель пропишет в данном поле сведения о грузоотправителе, это не будет нарушением. |
| 4 | Реквизиты грузополучателя.
В отношении оказанных услуг поле также не заполняется. |
| 5 | Данные о платежном документе, подтверждающем оплату. Данное поле заполняется только при оплате услуг авансом, после получения которого в пятидневный срок нужно передать с/ф заказчику. |
| 6, 6а, 6б | Реквизиты заказчика, включающие:
Заполнение полей проводится аналогично 2, 2а и 2б. |
| 7 | Валюта, в которой совершается платеж – наименование и код по соответствующему классификатору. Например, российскому рублю соответствует код 643. Если цена в у.е., а платеж выполняется в российских рублях, то указывается валюта платежа. |
Обязательные атрибуты счета-фактуры
Рассмотрим элементы с/ф, без которых документ не будет считаться действительным (п. 5 ст. 169 НК РФ):
Если в с/ф присутствуют или отсутствуют какие-либо реквизиты, не поименованные в п. 5 ст. 169 НК, это не может быть препятствием для принятия к вычету налога.
По счету-фактуре должны однозначно определяться следующие позиции:
Если в счете-фактуре есть ошибка, которая не препятствует однозначному толкованию значений его реквизитов, перечисленных на схеме выше, то вычет по такому сч-ф получить можно. Однако в некоторых случаях претензии со стороны налоговиков все равно могут возникнуть, поэтому ошибок лучше не допускать.
Вот примеры несущественных ошибок в счете-фактуре:
Мало указать все обязательные атрибуты сч-ф. Важно внести их корректно. Правила заполнения счетов-фактур можно почерпнуть из двух источников:
Список товаров и услуг в Счете-фактуре
Таблица с перечнем товаров и услуг заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.
- Столбец 1 — Наименование товара, указывается наименование товара, работы и услуги.
- Столбец 1а — Код вида товара, при экспорте товара за границу указывает код ТНВЭД, иначе ставится прочерк.
- Столбец 2 и 2а — Единица измерения, указывается наименование и код единицы измерения товара или услуг, в соответствии с классификатором ОКЕИ. При отсутствии показателей ставится прочерк.
- Столбец 3 — Количество (объем), указывается количество товара, работ и услуг. При отсутствии показателей ставится прочерк.
- Столбец 4 — Цена (тариф) за единицу измерения, указывается цена за единицу товара без НДС. При отсутствии показателя ставится прочерк.
- Столбец 5 — Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего, указывается сумма товара без НДС.
- Столбец 6 — В том числе сумма акциза, указывается сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя указывается «без акциза».
- Столбец 7 — Налоговая ставка, указывается налоговая ставка (например, 0%, 10%, 18%). По операциям, указанным в п. 5 ст. 168 НК РФ указывается «без НДС».
- Столбец 8 — Сумма налога, предъявляемая покупателю, указывается сумма НДС. По операциям, указанным в п. 5 ст. 168 НК РФ указывается «без НДС».
- Столбец 9 — Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего, указывается сумма товаров, работ, услуг с НДС.
- Столбец 10 и 10а — Страна происхождения товара, указывается наименование и код страны происхождения товара в соответствии с классификатором ОКСМ. Для товаров, производимых в РФ, ставится прочерк.
- Столбец 11 — Регистрационный номер таможенной декларации, указывается номер таможенной декларации. Для товаров, производимых в РФ, ставится прочерк.
Всего к оплате — суммируются суммы чисел в столбцах №№ 5, 8 и 9.
Кто должен составлять счета-фактуры на услуги
Составление счета-фактуры на услуги, если налогоплательщик работает с НДС, является такой же необходимостью, как и при продаже товаров или выполнении работ. Соответственно, эта обязанность действительна:
- для ИП и организаций, которые работают на общей системе налогообложения (если реализуемая ими услуга не подпадает под исключения, установленные положениями п. 2 ст. 149 НК РФ);
- ИП и организаций, которые частично работают на ОСН, совмещая данный режим с ЕНВД (по видам деятельности, подпадающим под ОСН).
Налогоплательщики, работающие на УСН, ЕНВД, патентной системе, в общем случае освобождены от уплаты НДС. Но есть ряд ситуаций, предопределяющих возможность возникновения и у них обязательства по уплате налога.
Подробнее о таких ситуациях читайте в статьях:
- «НДС при УСН: в каких случаях платить и как учитывать налог в 2019 – 2020 годах?»;
- «При каких операциях на ЕНВД нужно платить НДС?».
Составлять счета-фактуры на услуги потребуется организациям и ИП, являющимся плательщиками НДС, при оказании ими услуг:
- плательщику НДС;
- неплательщику НДС, если с ним не оформлено письменное соглашение об отказе от использования счетов-фактур.
Счета-фактуры, составляемые по услугам, подчиняются общим для таких документов принципам их применения и правилам оформления. Однако имеют ряд особенностей в заполнении.
Зачем нужен счёт-фактура
Счёт-фактура (СФ) считается бухгалтерским документом, эксперты утверждают, что для налогового учёта его можно рассматривать как первичный документ, а для бухгалтерии — нет, поскольку он составляется на основе других документов. Оформляется СФ на каждую операцию, по нему покупатель получает поставленный продавцом товар или услугу. Если получена предоплата, то выписывается СФ на сумму авансового платежа.
Документ широко используется налогоплательщиками: по нему покупатель претендует на налоговые вычеты в сумму НДС, уплаченной при расчёте за товар. Оформляя его, продавец подтверждает право покупателя на получение указанных вычетов.
Но не только продавцы и покупатели используют СФ, также его применяют посредники, комиссионеры или агенты. Оформляют СФ экспедиторы, застройщики.
Счёт-фактура не всегда необходим. Вот случаи, когда его не используют:
- Продавец и покупатель не уплачивают НДС (специальные режимы налогообложения или ст. 145 НК РФ).
- Продавец поставляет товар своему сотруднику безвозмездно.
- Покупатель является физическим лицом и приобретает товары для последующей продажи.
- Сделка не облагается НДС (ст. 149 НК РФ).
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж
Налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры и вести на их основе журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, если операции подлежат налогообложению.
Так, при реализации товаров, предоставлении услуг (работ), передаче имущественных прав поставщики (исполнители) начисляют НДС путем выписки счета-фактуры. При этом поставщик регистрирует выписанный документ в книге продаж.
Покупатель при получении данного документа делает соответствующую запись в книге покупок, тем самым подтверждая свое право на применение вычета по НДС.
Суммы НДС, отображенные в этих книгах, впоследствии учитываются в налоговых декларациях.
Наряду с этим все выписанные и полученные счета-фактуры учитываются в специальных журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур, которые ведут поставщики и покупатели.
Налоговая ставка по НДС и сумма налогообложения (база)
Ставка налогообложения – 0%, 10% или 20%. Но нужно знать не только ее, но и налоговую базу.
Для расчета налога используются формулы:
НБ * ставку = НДС на реализацию;
исчисленный при реализации налог – «входной» (на вычет) + восстановленный = к уплате.
НБ определяется на наиболее раннюю из дат:
- день полной или частичной оплаты;
- день отгрузки или передачи.
Вычету по сбору подлежат суммы:
- уплаченные при ввозе товаров из стран Таможенного союза;
- внесенные при ввозе на территорию страны в там. процедурах выпуска для: а) потребления внутри страны; б) временного ввоза; в) направления на переработку вне территории таможни;
- предъявленные поставщиками или подрядчиками.
Заполнение счет-фактуры на услугу
(Все данные условны)
Счет-фактура № 35 от 16.01.2012 г.
Исправление № — от —
Продавец индивидуальный предприниматель Терентьев Сергей Васильевич
Адрес 125375, г. Москва, ул. Центральная, д.15, кв. 18
ИНН/КПП продавца 036678895555/200366881
Грузоотправитель и его адрес: —
Грузополучатель и его адрес: —
К платежно-расчетному документу № 18 от 16.01.2012 г.
Покупатель: индивидуальный предприниматель Иванов Василий Владимирович
Адрес: 123117, г. Москва, ул. Успешная, д.
10, кв. 145
ИНН/КПП покупателя 365214897852/103252146
Валюта: наименование, код Российский рубль, 643
| Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права | Единица измерения | Коли- чество (объем) | Цена (тариф) за единицу измерения | Стоимость товаров (работ, услуг), имущест- венных прав, без налога — всего | В том числе сумма акциза | Нало- говая ставка | Сумма налога, предъявля- емая покупателю | Стоимость товаров (работ, услуг), имущест- венных прав, с налогом — всего | Страна происхо- ждения товара | Номер та- моженной декларации | ||
| код | условное обозначение (национальное) | циф- ро- вой код | крат- кое наиме- нование | |||||||||
| 1 | 2 | 2а | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 10а | 11 |
| Ремонт ноутбука Acer Aspire (замена DVD-привода) | — | — | — | 1864,41 | 1864,41 | без акциза | 18% | 335,59 | 2200,00 | — | — | — |
| Всего к оплате | 1864,41 | Х | 335,59 | 2200,00 |