Сроки хранения отчетности в организации

Оформление списания основных средств в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 для списания объектов основных средств, которые перестали соответствовать критериям для признания актива, применяются следующие документы: Списание инвентарного объекта, Списание хоз. инвентаря, Списание библиотечного фонда с операцией Выбытие ОС пришедших в негодность и на нужды учреждения (401.10.172).

Для отражения объектов на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение»
в документе следует установить флаг Принять на хранение (02.1). Подробнее об оформлении списания объектов основных средств на забалансовый счет 02 можно прочитать в разделе методической поддержки редакции 1 программы на ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ, в статье «Выбытие объектов основных средств, пришедших в негодность».

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» применяются документы:

• Списание объектов ОС, НМА, НПА (кроме транспорта) с типовой операцией Списание пришедших
  в негодность объектов ОС, НМА, НПА (401.10.172);
• Списание транспорта с типовой операцией Списание пришедших в негодность транспортных средств (401.10.172);
• Списание мягкого и хоз. инвентаря (ОС) с типовой операцией Списание хоз. Инвентаря;
• Списание библиотечного фонда с типовой операцией Списание пришедшего в негодность библиотечного фонда.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Экспертная комиссия создается для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения. Состав комиссии утверждается приказом руководителя, обычно в нее входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.

Как и любая другая, экспертная комиссия должна действовать на основании положения о ней, разработанного и утвержденного в конкретном учреждении. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Экспертная комиссия организует и проводит:

• экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
• экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
• отбор и подготовку документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Для выполнения своих функций комиссия может давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

Кроме этого, ЭК на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Что можно относить к канцелярским товарам

Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.

Среди основных экземпляров:

• ручки и карандаши;
• фломастеры, маркеры, текстовыделители;
• бумага, белая и цветная;
• картон;
• блокноты, блоки для заметок.

Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:

• скрепки, скобы;
• клей;
• папки, дела, скоросшиватели.

Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:

• пишущие машинки;
• калькуляторы;
• сканер;
• дырокол;
• степлер.

Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.

В этой категории находится рекламная продукция, которая выдается работникам для распространения и использования. Списывать следует все, что находится на балансе и в реальности уже было израсходовано.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Как и кто определяет сроки хранения документов

В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов.

К указанным перечням относятся:

1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);

2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 31.07.07 № 1182).

Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).

Списание основных средств в бюджетных учреждениях — 2020-2021

11 сентября 2019

В связи с многочисленными обращениями организаций, подведомственных Министерству науки и высшего образования Российской Федерации, Департамент корпоративного управления направляет разъяснения порядка списания и реализации (продажи) федерального движимого имущества.

В соответствии со статьей 298 Гражданского кодекса Российской Федерации государственные бюджетные и автономные учреждения без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним собственником или приобретенным учреждением за счет средств, выделенных ему собственником на приобретение такого имущества.

Остальным имуществом, находящимся у него на праве оперативного управления, бюджетное учреждение вправе распоряжаться самостоятельно, если иное не предусмотрено пунктами 13 и 14 статьи 9.2 или абзацем 3 пункта 3 статьи 27 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Кроме того, автономные учреждения также вправе распоряжаться указанным имуществом, находящимся у него на праве оперативного управления, если иное не предусмотрено частью 6 статьи 3 Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ «Об автономных учреждениях».

Вопросы списания федерального имущества государственных бюджетных и автономных учреждений регламентированы Положением об особенностях списания федерального имущества, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 14.10.2010 N 834 «Об особенностях списания федерального имущества» (далее — Положение).

В соответствии с пунктом 2 Положения под списанием федерального имущества понимается комплекс действий, связанных с признанием федерального имущества непригодным для дальнейшего использования по целевому назначению и (или) распоряжению вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств, в том числе физического или морального износа, либо выбывшим из владения, пользования и распоряжения вследствие гибели или уничтожения, а также с невозможностью установления его местонахождения.

В соответствии с подпунктами «з» и «и» пункта 4 Положения списание особо ценного движимого имущества, закрепленного за федеральными бюджетными и автономными учреждениями учредителем либо приобретенного ими за счет средств, выделенных учредителем на приобретение такого имущества, осуществляется по согласованию с федеральным органом государственной власти, осуществляющим функции и полномочия учредителя таких учреждений.

Таким образом, государственные бюджетные и автономные учреждения вправе осуществлять списание особо ценного движимого имущества, приобретенного ими за счет собственных средств, самостоятельно.

В целях рассмотрения вопроса о согласовании списания федерального имущества, закрепленного учредителем либо приобретенного ими за счет средств выделенных учредителем на приобретение такого имущества, организациям необходимо предоставлять в адрес Минобрнауки России комплект документов, перечень которых установлен приказом Минобрнауки России от 01.08.2018 N 19н, посредством их размещения на Межведомственном портале по управлению государственной собственностью в разделе «Корреспонденция».

При этом обращаем внимание, что выбытие федерального имущества в связи с принятием решения о его списании отражается в бухгалтерском (бюджетном) учете организацией в установленном порядке в соответствии с пунктом 12 Положения и подразумевает ликвидацию объекта (разборка, демонтаж, уничтожение, утилизация и т.п.), в связи с чем возможность его дальнейшей реализации не предусмотрена и будет являться нарушением требований Положения. Кроме того, после согласования учредителем списания особо ценного движимого имущества и утверждения акта о списания руководителем организации целесообразно осуществить утилизацию особо ценного движимого имущества посредством сдачи (продажи) содержащегося в них лома черных и цветных металлов, драгоценных металлов и драгоценных камней, а также ртутьсодержащих отходов, в установленном законодательствам порядке.

По вопросу порядка согласования реализации (продажи) движимого имущества сообщаем, что подведомственным организациям необходимо предоставлять комплект документов, утвержденный приказом Минобрнауки России от 01.08.2018 N 18н «Об отдельных вопросах согласования (одобрения) некоторых сделок, совершаемых федеральными государственными бюджетными учреждениями, находящимися в ведении Министерства науки и высшего образования Российской Федерации», а также дополнительно направлять:

— сведения об учете особо ценного движимого имущества в реестре федерального имущества;

— копию отчета (акта) технического состояния особо ценного движимого имущества с оценкой его рыночной стоимости.

В случае, если к реализации предлагаются транспортные средства, то в дополнение к указанным документам, организациям необходимо предоставлять:

— копию паспорта транспортного средства;

— копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства;

— сведения о прохождении транспортным средством последнего технического осмотра;

— материалы фотофиксации транспортного средства с отображением идентификационного и инвентарного номеров, а также текущей даты осуществления данной фотофиксации;

— документы, содержащие информацию за счет каких источников финансирования было приобретено указанное транспортное средство (балансовая справка, платежные документы, копия государственного контракта).

При этом обращаем внимание, что реализация особо ценного движимого имущества, закрепленного за бюджетными и автономными учреждениями и приобретенного за счет приносящей доход деятельности, осуществляется самостоятельно.

Минобрнауки разъяснило подведомственным учреждениям:

— как списать особо ценное движимое имущество, которое организации приобрели за счет собственных средств;

— как выбытие объектов отразить в бухучете;

— каковы особенности реализации транспортных средств;

— каким способом рекомендуется реализовать имущество.

Порядок Списания Особо Ценного Имущества В Бюджетных Nekmcrb[ Учреждениях 2021

Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!Узнайте сейчас: ☑ 3 проблемы, из-за которых контроллеры признают доплаты и надбавки незаконными ☑ 10 подсказок бухгалтеру: как распознать поддельный больничный и принять меры ☑ Образец справки, без которой сотруднику не выдадут дубликат больничного ☑ Как оформить и оплатить работу по инвентаризации, чтобы не оштрафовали ☑ Отпуск начинается в субботу.

• главный бухгалтер либо его заместитель;
• бухгалтер, ответственный за ведение учета НФА;
• лица, ответственные за сохранность ОС на предприятии;
• начальники структурных подразделений, цехов, отделов;
• заместитель руководителя или сам руководитель (обычно это председатель комиссии);
• иные работники предприятия, на усмотрение руководства.

• полная или частичная утрата полезных свойств объекта, при котором ОС не может функционировать должным образом;
• физическая утрата или повреждение объекта, к таковым относят: поломки, разрушения, повреждения, потеря, ликвидация;
• моральное или техническое устаревание ОС, при котором модернизация имущества экономически необоснованна;
• утрата имущественных активов в силу аварийных ситуаций или стихийных бедствий.

11. При отсутствии одного или нескольких документов, указанных в пункте 8 настоящего Порядка, либо в случае их несоответствия требованиям оформления, установленным главой 3 настоящего Порядка, министерство в течение 15 дней возвращает представленные документы без рассмотрения.

6) заверенные учреждением копии документов технического учета, паспорт изделия (при списании транспортного средства — технический паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации автотранспортного средства, документ о прохождении последнего техосмотра);

• Когда ценность имущества, которое числится на балансе, составляет от 50 до 500 тыс. руб. — для автономных предприятий.
• Для федеральных компаний — от 200 до 500 тыс. руб.
• Для муниципальных автономных учреждений — от 50 до 200 тыс. руб.
• Прочие объекты, без которых предприятию будет весьма затруднительно осуществлять свою деятельность.
• Те ценности, которые могут быть отчуждены лишь в специальном порядке, который устанавливается нормативными документами. Это могут быть ценные коллекции или предметы, которые находятся в государственной собственности.

Любое имущество, как движимое, так и недвижимое, должно быть отображено в бухгалтерском учете на балансе предприятия. И уже исходя из стоимости собственности бухгалтером должно быть принято решение относительно того, в какую группу необходимо определить имущество.

Похожие записи:

• Обстоятельства, при которых вам положена доплата к пенсии за стаж
• Как заполнить платежное поручение на уплату НДФЛ
• Как правильно разделить неприватизированную квартиру между родственниками