Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести бухгалтерию – розничная торговля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для приемки продукции на складе или в магазине используется сканер штрихкодов (считывает идентификаторы с товаров), подключенный к ПК с товароучетной системой. Но удобнее применять для этих целей ТСД. Это мини-компьютер с сенсорным экраном, процессором, встроенным сканером. Работает от аккумулятора, что позволяет оператору не привязываться к рабочему месту, а свободно перемещаться по территории склада или торгового зала. С помощью ТСД сотрудник, ответственный за прием товара, считывает штрихкоды с его упаковок. После обработки данные выгружаются в товароучетную систему ― терминал подключают к компьютеру.
Оборудование для складского учета
ТСД позволяет проводить любые операции по учету продукции: приемку, отгрузку, переоценку, инвентаризацию и т. д. Рекомендуем установить на него специализированное программное обеспечение для автоматизации товароучета.
Для печати ценников или новых штрихкодов на продукцию понадобится принтер этикеток. Мобильное печатающее устройство можно интегрировать с ТСД по Bluetooth.
Для продажи товаров нужна онлайн-касса и сканер штрихкодов. Если ведется торговля продукцией, подлежащей обязательной маркировке, понадобится двумерный считыватель. Сканер может быть ручным или стационарным, проводным или беспроводным, но обязательно подключенным к кассовой технике.
Когда сотрудник магазина назначил товарам розничные цены, он печатает ценники и выкладывает в торговый зал. Учет помогает синхронизировать цену на кассе и в ценнике. Так магазин избегает ошибок, недовольства покупателей и штрафов.
Ценники. Магазин печатает ценники после добавления розничной цены. Важно, чтобы они совпадали с информацией на кассе. Иначе предприниматель столкнется с недовольством покупателей и штрафами. Учет помогает загрузить новые цены на кассы и исключить расхождения.
Продажа. При продаже товар вычитается из остатков, а стоимость проданных товаров добавляется к выручке. На основе оптовой и розничной цен программа рассчитывает прибыль и маржу.
Минимаркет хорошо отработал выкладку и продажу товаров. Сначала товарам назначают розничную цену в сервисе учета, эти данные автоматически загружаются на кассу, и только тогда сотрудники печатают новые ценники. Цены всегда актуальны, в магазине не бывает конфликтов с покупателями из-за ценников.
Требования счета учета товаров в розничной торговле на практике
Мы можем сколько угодно обсуждать некоторые несправедливые моменты по мнению владельцев, но вся их деятельность подчинена соблюдению закона «О защите прав потребителя». Права покупателей очень четко прописаны в общем положении. При нарушении директор или ответственное лицо может привлечься к административному наказанию в виде порядочных штрафов. Помимо этого, за работой точки ведется контроль со стороны Налоговой службы, Роспотребнадзора, санитарной и пожарной служб.
Нужно, чтобы будущие бизнесмены понимали, с какими препятствиями могут в дальнейшем столкнуться. И своевременно исполняли все полагающиеся при этом виде деятельности правила.
Итак, вы обязаны:
- предоставлять клиентам при их требовании сопроводительные документы. Это могут быть накладные, технические бумаги, лицензии и так далее;
- по желанию потребителя продемонстрировать его покупку в деле;
- при обнаружении брака либо вернуть деньги, либо заменить на равноценное. Владелец имеет право добиться проведения технической экспертизы, но только за свой счет.
Конечная цель всего процесса – продажа и получение от этой операции прибыли. Потребитель производит покупку и получает фискальный чек, на котором отображаются все сведения от проведенной манипуляции. Проводки при оплате наличными отражаются в счете за номером 90.
К особенностям проводок учета товаров в розничной и оптовой торговле следует отнести то, что они совершенно отличаются друг от друга при разных формах расчета: банковской картой, подарочным сертификатом или предоплатой.
После завершения рабочего дня сотрудник составляет отчетность по оприходованию через кассовый аппарат. При этом все действия происходят автоматически, так как с новыми ККТ отпала необходимость производить вручную ежедневные подсчеты и заносить их в бумажный журнал.
Важно! Вся документация по реализации согласно новому закону РФ должна храниться не менее четырех лет. После истекшего периода она уничтожается.
Автоматизация магазина с «1С»
«1С» — самое популярное решение для учета в торговых компаниях уже более 25 лет. В линейке представлены универсальные и специализированные продукты для разных отраслей коммерческой деятельности. Каждый из них состоит их двух компонентов: платформы «1С: Предприятие» и прикладной конфигурации (например, «Касса», «Управление торговлей» и т. д.). На их основе можно строить целые системы автоматизированного учета на предприятии: в магазине ставить одну программу, на складе — другую, а в офисе — третью.
Рассмотрим основные решения автоматизации магазина с «1С». В случае роста потребностей, программы легко «апгрейдятся» с сохранением накопленных баз и справочников.
Как правильно вести учет алкоголя и маркированного товара в магазине
Информация о движении изделий со средствами идентификации должна быть зафиксирована в системе «Честный ЗНАК». Это требование распространяется на сигареты, обувь, лекарственные препараты и другие изделия. Для маркировки большинства товарных групп выбраны двумерные штрихкоды Data Matrix. К 2024 году планируется нанести уникальные идентификаторы на все без исключения товары.
При реализации маркированных изделий не обойтись без 2D-сканера штрихкодов. Основное требование к устройству — совместимость с онлайн-кассой.
При приемке партии от поставщика необходимо сканировать этикетки и сверять информацию с универсальным передаточным документом (УПД). Для этого тоже нужен сканер или ТСД. Взаимодействие магазина с дистрибьюторами и ГИС МТ «Честный ЗНАК» осуществляется через систему электронного документооборота, поэтому необходимо заключить договор с оператором ЭДО и установить товароучетный софт.
Товарный учет делится на виды
Учитывая все разновидности видов учета товаров, вы сможете получить полное понимание ведения учета. Все эти разновидности учета очень тесно связаны. Это обусловлено тем, что каждый из них требует определенный перечень данных:
- закупки;
- продажи;
- остатки.
Кроме того, предусматриваются и прочие данные.
- Оперативный. Эти данные говорят о состоянии за краткосрочный период (например, месяц, неделя, сутки). Позволяет отследит финансовый баланс, прибыль и остатки продукции, чтобы вовремя пополнять запасы.
- Бухгалтерский. Данный процесс является крайне важным для любого бизнеса и представляет собой целую науку. Он позволяет анализировать весь рабочий процесс, рассчитать и предотвратить потенциальный убытки, а также рассчитать прибыль. Если речь идет о небольшой компании, то все операции можно совершить самостоятельно. Но, если компания достаточно крупная, то лучше доверить данные процессы специалистам.
- Статистический. Эти данные основываются на информации оперативного и бухгалтерского учета. Они позволяют отслеживать результаты работы уже за длительные периоды, например, месяцы, годы и так далее.
- Складской. Подразумевает учет всех товаров на складе, а также прочих ценностей. Он позволяет контролировать полную сохранность ценностей и товаров на складе. Учет позволяет регулировать ассортимент, контролировать сохранность денег и остатков, а также ликвидировать неликвидные товары и вовремя пополнять запасы топовыми позициями.
Учет розничных продаж с помощью специальной программы
Конечно, вариант ведения учета — дело строго индивидуальное. Однако, стоит отметить, что в современном мире даже малая торговая организация крайне быстро переходит от торговли 50 позициями к 500, а позже и к 5000 и так далее. Следовательно, ручной учет может быть актуален только на первоначальных этапах. Поэтому все больше предпринимателей отдают предпочтение автоматизированному варианту ведения товарного учета. Кроме того, использование автоматизированных программ редко будет стоить более 1000 рублей в месяц, при этом они позволяют существенно экономить время и показывают большую эффективность.
Среди преимуществ автоматизированных программ учета стоит отметить следующие.
- Помогают вести учет фактических остатков на складе. Программа предоставит информацию о наиболее востребованных позициях, а также укажет на позиции, которые не пользуются спросом.
- Грамотное отслеживание остатков способствует выполнению оптимальных закупок.
- Программа позволяет контролировать абсолютно все движения товара (приход, продажи, списания, порча и так далее).
- Упрощает процесс инвентаризации.
- Оптимизирует контроль над персоналом. Каждый сотрудник работает в системе под его личными данными, что позволяет контролировать каждую манипуляцию любого сотрудника с товаром.
- Программа позволит постоянно получать аналитические данные о работе магазина без длительных вычислений.
Виды складского учета
Складской учет разный в зависимости от того, какой продукцией торгует компания. Как правило, ее распределяют по срокам и сортам.
Есть 4 основных вида складского учета:
- Номенклатурный — подходит, если ассортимент небольшой. В этом случае найти нужный товар несложно и без группировки по каким-либо признакам. На каждую позицию товара заводят новую карточку.
- Сортовой — подходит, если делить позиции по сортам и типам принципиально. При этом не указываются другие характеристики: поставщик, цена, срок годности и т.д.
- Партионный — подходит, если каждую партию товаров нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
- Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента товаров, когда нужно отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.
Как вести бухгалтерию в магазине продуктов
«Наторговать» значительную прибыль от еды и напитков можно даже в кризис, поскольку аппетит и жажду люди испытывают ежедневно по нескольку раз. Для сохранения и форсирования выручки следует прилежно делать учет товара.
Как же надо вести бухгалтерию в магазине продуктов?
- Заведите тетрадь и вносите в нее данные о каждом проданном товаре. Пусть она лежит у кассы. Заполнять ее должны продавцы, а в конце рабочего дня отчитываться, сколько чего продали.
- Ежемесячно «заливайте» в таблицу Excel на отдельной страничке информацию о наименованиях товара, сколько он весит, где произведен, об упаковке и так далее; текущий объем поставок. А вот объем реализованной продукции добавляйте хотя бы раз в день. Вписывайте также остатки. И не забывайте о специализированных программах, если нет охоты делать всё от и до.
- Поставка вам товара должна сопровождаться тщательной проверкой с вашей же стороны. Нужно убедиться в сходстве количества с суммой в документах снабженца. Затем фиксируйте эти объемы на ПК.
- Делайте ревизию по окончании месяца. Проверяйте остатки «снеди» на магазинных полках и складах. Мониторьте также сроки годности, просроченную еду – в сторону. Наконец, сопоставляйте число на полках с остатком в компьютере – должно быть абсолютное совпадение.
- Используйте ККТ (если есть) с установленном на ней софтом и сканером для определения штрих-кодов. Тогда вам не придется самостоятельно вычислять проданные и не реализованные товары.
Товарный учет в решениях 2can
Модуль складского учета 2can поможет вам навести порядок с товарами — для этого в системе есть весь необходимый функционал.
Основные возможности модуля 2can:
- Полноценный складской учет: работа с несколькими складами, учет товаров и услуг
- Торговый учет: учет доходов, расходов и даже долгов
- Работа с покупателями и контрагентами
- Автоматическая печать документов
- Система продвинутых отчетов
- Разделение доступа для различных категорий пользователей: кладовщик, кассир, курьер, менеджер
- Синхронизация с внешними сервисами для малого бизнеса
Теперь при работе с остатками покупатель не сможет добавить в корзину товар, которого нет на складе. Когда товары закончатся, они будут автоматически скрыты или переведены в статус «Нет в наличии». Эта функция избавит вас от ситуаций, когда покупатель делает заказ с предоплатой, а товара не оказывается на складе.
Как подключить работу с остатками к 2can Витрине?
Чтобы отслеживать остатки в 2can Витрине, выполните приход товара на склад и подключите товар в общих настройках Витрины. Если товар закончился, можно выбрать одну из двух опций: скрыть его в каталоге или отобразить надпись «Нет в наличии».
Теперь при работе с остатками покупатель не сможет добавить в корзину товар, которого нет на складе. Эта функция избавит вас от ситуаций, когда покупатель делает заказ с предоплатой, а товара не оказывается в наличии.
Как видите, работать с товарным учетом и остатками не так уж и сложно, особенно когда это происходит автоматически. Автоматизация этих процессов облегчает жизнь предпринимателя и освобождает время для решения более важных задач.
Вести бухгалтерию самостоятельно или передать на аутсорсинг
Самостоятельное ведение бухгалтерского учета индивидуальным предпринимателем имеет важное преимущество – вы всегда знаете финансовое состояние предприятия. Но правильный бухучет отнимает много времени и требует знаний.
Если не знаете, как вести бухгалтерию ИП самостоятельно, то наймите профессионального сотрудника или передайте на аутсорсинг. Штатный бухгалтер для ИП – риск штрафов из-за некомпетентности, которые придется платить самому. Знания и профессионализм при приеме на работу проверить сложно. Бухгалтерское сопровождение ИП в специализированных компаниях надежней:
- бухучетом и его правовыми принципами занимается несколько специалистов – опытные бухгалтеры, юристы, аудиторы;
- за ошибки, их последствия договором предусматривается материальная ответственность;
- консультации по любым вопросам бизнеса.
Сертификаты и товарный знак
Озон
При регистрации маркетплейс попросит загрузить сертификаты или отказные письма, если вы торгуете сертифицированным товаром. Или права на использование товарного знака — если перепродаёте товары другой компании.
Вайлдберриз
Если вы продаёте товары, которые подлежат обязательной сертификации, Вайлдберриз не будет требовать сертификаты на товар при регистрации. Но по запросу покупателей или контролирующих органов эти сертификаты нужно предоставить в течение трёх дней.
Если вы перепродаёте товары с чужим товарным знаком, нужно получить разрешение на его использование. В случае, если правообладатель обратится с жалобой и требованием возместить ущерб, оплатить придётся в двойном объёме — половина правообладателю и половина Вайлдберриз.
Особенности номенклатуры
Давайте перейдем к одному из наиболее важных и запутанных вопросов. Именно в номенклатуре часто допускаются серьезные ошибки из-за непонимания. Каждый товар и каждый поставщик должны быть выделены в документации отдельно. Но многие операторы заводят декларации по поставщикам, что ведет к формированию многих папок с одинаковыми названиями. Если магазин работает активно и быстро разрастается, то этот момент стоит продумать сразу. Потом будет намного сложнее разобраться в последовательности и точности данных.
Кроме того, некорректная приводит к тому, что одна папка может быть представлена в разных отделах. В итоге владелец магазина не может получить нужную информацию и проанализировать ситуацию. Еще один неприятный момент – это проблематика в изучении прошлых периодов работы магазина. Например, вы перестали закупать один из видов товаров у поставщика, то его могут перенести в другую папку. Это также собьет всю систему.
Самые тонкие места учета товаров — процесс передачи со склада в торговый зал, списание естественной убыли или потерь по халатности. Именно на этих этапах товарного движения возможно проведение махинаций, воровства. Существуют государственные нормативы товаров, подлежащих естественной убыли. Таковой не подвержены штучные и фасованные изделия.
Говоря простым языком: если шерстяные платья на складе съела моль, то виновато материально-ответственное лицо, не обеспечившее надлежащих условий хранения, списание проходит из прибыли магазина и его зарплаты.
Учёт продаж ведётся следующим образом:
- Передача со склада в торговый зал документируется, при автоматизированном учете — программы содержат типовые проводки внутреннего перемещения товаров, при ручном — зависит от способа учета.
- Приобретение товаров покупателем подтверждается расчетно-кассовым чеком, отображается в книге кассира-операциониста, куда ежедневно заносят данные промежуточного (Х-, посменного), конечного Z-отчета.
- Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части.
- Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
- Ежедневные или посменные отчеты кассиров — основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть.
Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации. Передача со склада в торговый зал документируется, при автоматизированном учете — программы содержат типовые проводки внутреннего перемещения товаров, при ручном — зависит от способа учета.
Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части. Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
Ежедневные или посменные отчеты по кассирам — основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть. Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.