Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой
Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной: работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчётности.
Кроме сведений о трудовом стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.
Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.
В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:
- приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
- уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.
Нюансы заполнения ЭТК
Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
- дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
- место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
- вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
- занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение;
- вид труд. функции;
- код выполняемой работы;
- дата, номер приказа или иного документа-основания;
- основания увольнения.
Этапы перехода на электронную систему учета трудовой деятельности
Внедрение электронных трудовых книжек будет происходить поэтапно. Документы в электронном виде уже подаются в Пенсионный фонд с 1 января 2020 года, до этого времени были решены все организационно-правовые вопросы.
Для осуществления перехода на новые правила Минтруд предложил работодателям перечень мер:
- совместно с профсоюзной организацией подготовить, принять и изменить локальные нормативные акты;
- изменить соглашения и коллективные договоры;
- обеспечить техническую готовность к передаче сведений в электронном виде;
- уведомить работников об изменении в трудовом законодательстве в письменной форме.
Кроме того, проводилась и проводится сейчас масштабная разъяснительная работа об изменениях в законодательстве совместно с общероссийскими объединениями профсоюзов и работодателей.
Преимущества трудовых книжек в электронном виде
Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:
- возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
- максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
- минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
- возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
- исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
- все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
- открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
- высокая степень защищенности данных и их сохранности.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Новая статья в Трудовом кодексе
В Трудовой кодекс добавляется новая статья 66.1, описывающая, когда и как вносить информацию в электронную книжку, передавать ее работникам и в Пенсионный фонд (ПФР). Именно он, а не Минтруд, как можно было бы предположить, будет собирать все данные о работе россиян. ПФР стал таким оператором, потому что у него уже есть опыт надежного хранения сведений.
В ПФР разработаны формы, в виде которых данные должны поступать в фонд и предоставляться из инфосистемы гражданам. Теперь при увольнении работодатель обязан выдать работнику распечатанные и заверенные сведения из его электронной трудовой книжки, правда, только по своему предприятию.
Их можно будет предъявить при новом трудоустройстве. Информацию можно получить в своем кабинете на сайте ПФР, на Госуслугах либо в МФЦ, что особенно удобно, если работа была дистанционной.
Помимо этого, и во время работы сотрудник всегда может проверить онлайн правильность заполнения трудовой книжки, проконтролировать свои кадровые назначения и т.д. Но в инфосистеме будут только свежие сведения (с 2020 года) — полностью оцифровывать бумажные книжки пока не планируют.
Как получить информацию о своей трудовой деятельности
Переход на цифровые версии документов о рабочей деятельности граждан вызывает множество вопросов не только у работников в возрасте, но и у молодых людей. Дело в том, что основным вопросом остаётся вопрос о получении сведений о работе на различных предприятиях.
Если несколько законных способов получения данных о своём стаже. Это:
- обращение к работодателю по последнему месту работы. Если заявитель работает без бумажного документа о стаже, руководитель обязан выдать ему справку о рабочей деятельности. Она может быть оформлена в бумажном или цифровом виде, на усмотрение обратившегося. Срок исполнения – в течение 3 дней после подачи заявление или в последний день перед увольнением. В справке будут указаны данные за тот период, когда заявитель работал на этом предприятии;
- обратиться в ПРФ лично или через официальный сайт. Данные могут быть предоставлены в бумажном или электронном виде;
- через портал Госуслуги или через МФЦ. При обращении в многофункциональный центр данные будут предоставлены в бумажном виде, при обращении через Госуслуги – только в цифровом формате.
Обязанности и права работодателя при ведении электронных трудовых книжек
- Работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель отдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче бумажной трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную версию.
- Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
- При заключении нового трудового договора будущий работник, который поступает на работу, предоставляет работодателю сведения о прошлой трудовой деятельности как в бумажнмо, так и в электронном виде вместе с трудовой книжкой.
- В случае, если работник заметит, что информация о трудовой деятельности заполнена неверно или не описана полностью, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и предоставить их в Пенсионный фонд России.
Уведомление работников об изменении трудового законодательства
Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).
Продолжение ведения бумажных трудовых книжек
Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.
Подготовка к переходу на электронные трудовые книжки
В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.
Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.
Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.
Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.
Уведомление работников
Для работников мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки начнутся с получения информации об этом от руководства организации.
Согласно ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ все работодатели до 30.06.2020 включительно должны письменно уведомить каждого работника о том, что:
- в законодательство внесены изменения, обязывающие их с 2020 года формировать и передавать в ПФ РФ в электронном виде СвТД всех работников (ст. 66.1 ТК РФ);
- в связи с этим до конца текущего года каждый работник должен сделать выбор между документарной трудовой книжкой и ее электронным вариантом, подав своему нанимателю соответствующее заявление.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.